СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документа «Доверенность»

СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документа «Доверенность»

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «___» __________2015г

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящая методологическая инструкция устанавливает требования к порядку регистрации и оформлению в ИС документа «Доверенность» на:

- получение и отпуск ТМЦ, ОС;

- на подписание ПУД;

1.2. Требования данной методологической инструкции распространяются и обязательны для исполнения ответственными специалистами организаций (специалист Отдела сопровождения, специалиста организации - Заказчика), являющимися участниками процесса;

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1. Инструкция разработана с учетом требований следующих нормативных документов:

2.1.1. Гражданского кодекса Российской Федерации;

2.1.2. Федерального закона РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

2.1.3. СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов организаций»;

2.1.4. СТО СМК «Управление договорами»;

2.1.5. СТО СМК 82.19.13 «Управление документацией. Общие положения»;

2.1.6. СТО СМК 82.19.13 Доверенности. Порядок оформления, контроля над сроком действия, прекращения действия доверенности;

2.1.7. СТО Методологическая инструкция блок-схема по бизнес-процессу оказания услуги Подготовка и представление аналитической информации с применением АСВК в момент расторжения (прекращения) трудовых отношений с сотрудником;

2.1.8. СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документов по движению основных средств, предназначенных для проката»;

2.1.9. СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документа «Реализация товаров и услуг»;

2.1.10. СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документа «Поступление товаров и услуг»;

2.2. При пользовании настоящим стандартом организации целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом организации следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку;

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

СТО СМК «Термины, определения, сокращения»;

4. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1. Регистрация документа «Доверенность» в программе 1С: Бухгалтерия предприятия осуществляется участником процесса в соответствии с таблицей:

Участник процесса	Действия участника процесса
специалиста организации - Заказчика	1.Регистрация документа «Доверенность» с видом операции «Доверенность на получение ТМЦ, ОС»:Выполняет одно из действий:- в программе 1С: Бухгалтерия предприятия регистрирует документ «Доверенность» с видом операции «Доверенность на получение ТМЦ, ОС» руководствуясь п. 5.3, п. 5.4 данной МИ или - направляет через ИС поручение (в виде письма, служебной записки, заявки) специалисту Отдела сопровождения зарегистрировать документ «Доверенность» в программе 1С: Бухгалтерия предприятия. В поручении прикладывает информацию в форме таблицы согласно п. 4.2 данной МИ;2.Регистрация документа «Доверенность» с видом операции:- «Доверенность на подписание ПУД»;- «Доверенность на отпуск ТМЦ, ОС»;Направляет через ИС поручение (в виде письма, служебной записки, заявки) специалисту Отдела сопровождения зарегистрировать документ «Доверенность» в программе 1С: Бухгалтерия предприятия. В поручении прикладывает информацию в форме таблицы согласно п. 4.2 данной МИ;
специалист Отдела сопровождения	В программе 1 С: Бухгалтерия предприятия регистрирует документ «Доверенность» (по видам операций согласно п. 4.3 данной МИ) на основании поручения (в виде письма, служебной записки, заявки) полученного через ИС от специалиста организации - Заказчика с информацией в форме таблицы согласно п. 4.2 данной МИ.Срок регистрации документа – в течении 1-го рабочего дня, с момента получения через ИС поручения от специалиста организации - Заказчика;

4.2. Специалист организации - Заказчика через ИС направляет поручение (в виде письма, служебной записки, заявки) специалисту Отдела сопровождения с информацией в форме таблицы:

ФИО работника организации	Вид доверенности	Наименование контрагента (ведущего/не ведущего учета в ИС)	Ссылка в ИС	Поручение специалисту Отдела сопровождения	Срок действия доверенности
	Доверенность на подписание ПУД		Карточка документа «Доверенность» из базы «Документы/Доверенности»	Сгенерировать документ «Доверенность» из ИС в программу 1С: Бухгалтерия предприятия	X
	Доверенность на отпуск ТМЦ, ОС		Карточка ПУД из базы «Первичные учетные документы»	Зарегистрировать в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, установить связь с карточкой ПУД в ИС
	Доверенность на получение ТМЦ, ОС		Карточка договора из базы «Договоры»	Зарегистрировать документ «Доверенность», выгрузить в ИС	- дата начала - дата окончания действия доверенности

4.3. Порядок регистрации документа «Доверенность» по видам операций представлен в таблице:

Вид операции документа «Доверенность» в программе 1С: Бухгалтерия предприятия	Порядок регистрации документа
доверенность на подписание ПУД (п.5.1 данной МИ)	1.Специалист Отдела сопровождения запускает процесс генерации документа «Доверенность» на право подписи ПУД, зарегистрированного в ИС (база «Документы/Доверенности»), в программу 1С: Бухгалтерия предприятия, руководствуясь п. 5.1 данной МИ;2.Зарегистрированный документ «Доверенность» с видом операции «Доверенность на подписание ПУД» подлежит заполнению в реквизите «Доверенность» в следующих документах:- «Реализация товаров и услуг» (СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документа «Реализация товаров и услуг»);- «Передача ОС в аренду» и «Возврат ОС из аренды» (СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документов по движению основных средств, предназначенных для проката»); 3.Доверенному лицу в ИС автоматически направляется за 15 дней до окончания срока уведомление о сроке завершения действия доверенности;
доверенность на отпуск ТМЦ, ОС (п.5.2 данной МИ)	1.Вид операции используется при регистрации доверенности на отпуск ТМЦ, ОС МОЛ организации не ведущей учет в ИС;2.Специалист Отдела сопровождения регистрирует документ «Доверенность» в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, осуществляет привязку зарегистрированного документа с карточкой ПУД в ИС, руководствуясь п. 5.2 данной МИ;3.Зарегистрированный документ «Доверенность» с видом операции «Доверенность на отпуск ТМЦ, ОС» подлежит заполнению в реквизите «Доверенность» в следующих документах:- «Передача ОС в аренду»;- «Возврат ОС из аренды»;(СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документов по движению основных средств, предназначенных для проката»);
доверенность на получение ТМЦ, ОС (п.5.3-5.4 данной МИ)	1.Вид операции используется при регистрации доверенности на получение ТМЦ, ОС МОЛ организации - Заказчика от организации, ведущей и не ведущей учет в ИС;2.Специалист (специалист Отдела сопровождения, специалист организации - Заказчика) регистрирует документ «Доверенность» в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, формирует ПУД «Доверенность», руководствуясь п. 5.3. п. 5.4 данной МИ;3.Зарегистрированный документ «Доверенность» с видом операции «Доверенность на получение ТМЦ, ОС» подлежит заполнению в реквизите «Доверенность» в следующих документах:- «Поступление товаров и услуг» (СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документа «Поступление товаров и услуг»);- «Реализация товаров и услуг» (СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документа «Реализация товаров и услуг»);- «Передача ОС в аренду» и «Возврат ОС из аренды»(СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление в ИС документов по движению основных средств, предназначенных для проката»);4.Доверенному лицу в программе 1С: Бухгалтерия предприятия за 15 дней до окончания срока действия доверенности направляется уведомление о завершении срока действия;

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

5.1. Доверенность на подписание ПУД:

5.1.1. Специалист организации - Заказчика через ИС направляет (в виде письма, служебной записки, заявки) специалисту Отдела сопровождения с информацией в форме таблицы согласно п. 4.2 данной МИ;

5.1.2. Специалист Отдела сопровождения в ИС в карточке документе «Доверенность» по кнопке «Выгрузить в 1С» (рис. №1) запускает процесс автоматической генерации документа «Доверенность» с видом операции «Доверенность» на подписание ПУД» в программу 1С: Бухгалтерия предприятия. Выгрузке подлежит доверенность в статусе «Действует»;

5.1.3. В программе 1С: Бухгалтерия предприятия в журнале документа «Доверенность» формирует отбор по организации и доверенному лицу, переходит в документ, в котором автоматически заполнены реквизиты из карточки ПУД в ИС (рис. №2):

- организация;

- физ. лицо;

- дата действия и дата прекращения действия доверенности;

- номер доверенности, присвоенный в ИС;

1265 × 219 пикс.     Открыть в новом окне

5.1.4. Во вкладке «Документы» заполняет табличную часть (рис. №3):

- списком документов, по которым доверенное лицо будет подписывать ПУД;

- дата – дата с которой будет производится выгрузка ПУД в ИС на доверенное лицо;

- флаг «Согласование» и «Подписание»;

- «Представление отбора» (заполняется при необходимости конкретизировать данные по ПУД для выгрузки);

1252 × 108 пикс.     Открыть в новом окне

5.1.5. По кнопке «ОК» проводит документ;