СТО СМК МИ «Регистрация в ИС документа «Авансовый отчет» стр. 2

4.2.2. Подотчетное лицо имеет доступ в ИС и сертификат ЭЦП, руководствуясь п. 6 МИ:

a) в программе 1С: Бухгалтерия предприятие регистрирует документ «Авансовый отчет»;

b) ПУД Авансовый отчет утверждает (подписывает) руководителем (ЕИО) организации-Заказчика ЭЦП в карточке ПУД;

c) ПУД Авансовый отчет, подписанный ЭЦП и ПУД, подтверждающие расход денежных средств, полученных в подотчет передает в ДОУ для регистрации в ИС;

d) Устраняет замечание, исполняет рекомендации в установленные сроки по ПУД «Авансовый отчет», полученные через ИС от специалиста Отдела сопровождения

4.2.3. Подотчетное лицо не имеет доступ в ИС и сертификат ЭЦП:

a) оформляет авансовый отчет по форме СТО СМК «Авансовый отчет» на бумажном носителе, утверждает (подписывает) руководителем (ЕИО) организации-Заказчика;

b) ПУД «Авансовый отчет» и ПУД, подтверждающие расход денежных средств, полученных в подотчет, передает в ДОУ для регистрации в ИС;

c) устраняет замечание, исполняет рекомендации в установленные сроки по ПУД «Авансовый отчет», полученные через ИС от специалиста Отдела сопровождения.

5. ФОРМИРОВАНИЕ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ПУД ПО ПРОЦЕССУ

5.1. Подотчетное лицо составляет авансовый отчет на каждый вид расхода, предоставляет ПУД, подтверждающий расход денежных средств, полученных в подотчет, руководствуясь таблицей №1;

Вид расхода	ПУД, подтверждающий расход денежных средств, полученных в подотчет
1.Командировочные расходы;	1.суточные: - решение о направлении работника в командировку (с отметками о выбытии и прибытии) по форме СТО СМК Форма документа «Решение о направлении работника в командировку»; - копия страницы паспорта с датой прохождения паспортного контроля (при загранкомандировках); Размер суточных определяется согласно п 4.2 МИ. Суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке (в т.ч. выходные и нерабочие праздничные дни), отмеченные в табеле учета рабочего времени. При направлении сотрудника организации в командировку сроком не более одного дня (день выбытия в командировку и день возвращения из командировки совпадает), суточные не выплачиваются. 2. расходы на проезд к месту командировки и обратно: - железнодорожный билет или маршрут-квитанция (контрольный купон) электронного билета; - авиабилет или маршрут-квитанция (контрольный купон) электронного билета и посадочный талон; - заказ-наряд и квитанция (либо чек ККМ) при проезде на такси; - путевой лист, чек на покупку ГСМ, служебная записка с указанием информация по транспортному средству, даты выезда и возвращения из командировки, копия ПТС или свидетельства о регистрации транспортного средства (подтверждение, что транспортное средство принадлежит сотруднику организации) – при проезде на личном автотранспорте; - путевой лист, чек на покупку ГСМ, служебная записка с указанием информации по транспортному средству, даты выезда и возвращения из командировки – при проезде на служебном автотранспорте; Если подотчетное лицо потеряло документы, подтверждающие проезд до места командировки и обратно, то заказывает дубликат проездного документа или справку у перевозчика. 3.расходы на проживание: - проживание в гостинице - бланк строгой отчетности или чек ККМ; - аренда квартиры в месте командировки – договор найма квартиры и документ об оплате; 4. иные (экономически обоснованные) расходы, согласованные с руководителем (ЕИО) организации-Заказчика в форме служебной записки, подтвержденные ПУД;
2.Покупка ТМЦ, в т.ч.:	-товарная накладная, чек ККМ;-товарный чек, чек ККМ;- чек ККМ с расшифровкой (наименование ТМЦ, единица измерения, стоимость);
2.1. канцелярские товары, бумага, расходные материалы, в т.ч. для ремонта ОС, открытки, бутилированная питьевая вода, чай, кофе, конфеты (для неограниченного круга лиц, клиентов-контрагентов)	- Акт на списание товарно-материальных ценностей;- Дефектная ведомость;
2.2.сувенирная продукция, подарки, подарочные сертификаты (карты), предназначенные для неограниченного круга лиц, клиентов-контрагентов, в т.ч. контрагентам, на мероприятии, организованном Заказчиком	- Акт на списание подарков, подарочных сертификатов (карт) в свободной форме, - Отчет о представительских расходах,с указанием: А)наименование мероприятия, места и даты проведения;Б)цель проведения мероприятия;В)Ф.И.О. организаторов (участников) мероприятия от Заказчика;Г) участников мероприятия (неограниченный круг лиц, в т.ч. контрагенты);Д)наименование, количество и стоимость подарков, подарочных сертификатов (карт), переданных участникам на мероприятии;
2.3.подарочные сертификаты (карты), подарки сотрудникам организации-Заказчика)	- Решение (в свободной форме) о вручении подарков, подарочных сертификатов (карт) с указанием Ф.И.О. сотрудников организации, стоимости подарков, подарочных сертификатов (карт);- Ведомость (в свободной форме) выдачи подарков, подарочных сертификатов (карт) с подписью сотрудникам организации-Заказчика.
2.4.ГСМ	- Отчет о движении горюче-смазочных материалов;
Работы, услуги	Справка (услуги нотариуса), Акт выполненных работ, Акт оказанных услуг, чек ККМ;
Государственная пошлина	Квитанция об оплате, служебная записка, поручение;

5.2. ПУД, подтверждающий расход денежных средств, полученных в подотчет:

5.2.1. должен содержать обязательные реквизиты согласно статьи 9 Федерального закона РФ от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О Бухгалтерском учете», ст. 4.7 Федерального закона РФ от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных средств и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа»;

5.2.2. должен подтверждать экономически оправданные затраты организации-Заказчика;

5.2.3. ПУД составленный на иностранном языке должен быть переведен на русский язык (п.2.1.6 МИ). Перевод может быть составлен профессиональным переводчиком или специалистом организации;

5.3. Если подотчетное лицо оплачивает расходы своей банковской картой, то к авансовому отчету прикладывает оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (квитанции банкоматов, квитанции электронного терминала, пр), в которых указывается фамилия держателя банковской карты – подотчетного лица;

5.4. Если подотчетное лицо оплачивает расходы банковской картой, не принадлежащей подотчетному лицу, то к авансовому отчету дополнительно прикладывает расписку владельца банковской карты с подтверждением того, что подотчетное лицо организации возместил ему соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты;

5.5. В соответствии с положением договора на осуществление функций ЕИО, управляющий (ЕИО) организации-Заказчика не вправе: А)получать денежные средства в подотчет, Б)расходовать подотчетные денежные средства, полученные сотрудником (подотчетным лицом) организации, В) оплачивать расходы своей банковской картой;

6. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА «АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ»

6.1. Подотчетное лицо в программе 1С: Бухгалтерия предприятия регистрирует документ «Авансовый отчет» при условии, что подотчетное лицо имеет доступ в ИС и сертификат ЭЦП;

6.2. В программе 1С: Бухгалтерия предприятия (подсистема «Подотчетные лица») формирует журнал документа «Авансовый отчет» (рис. №1), формирует отбор по организации-Заказчику;

6.3. По кнопке «Ins (добавить)» открывает форму документа, заполняет:

6.3.1. Реквизитную часть документа (рис. №2):

937 × 144 пикс.     Открыть в новом окне

6.3.2. Табличную часть документа, вкладка «Прочее» по работам, услугам, командировочным расходам, государственной пошлине (рис. №3), ТМЦ, приобретенным Агентом по агентскому договору для Принципала (рис. №4):

1034 × 184 пикс.     Открыть в новом окне

1153 × 186 пикс.     Открыть в новом окне

6.3.3. Табличную часть вкладки «Товары» по ТМЦ (рис. №5):