ar-net.ru 25. Специалисты муниципального архива осуществляют информирование заявителей по следующим направлениям:
1) о местонахождении и графике приема посетителей муниципального архива, о местонахождении организаций, в которые следует обратиться заявителю за получением документов, необходимых и обязательных для получения муниципальной услуги; о местонахождении многофункционального центра;
2) о справочных номерах телефонов муниципального архива, многофункционального центра;
3) об адресе персональной страницы муниципального архива на сайте органов местного самоуправления Озерского городского округа, адресах электронной почты муниципального архива, многофункционального центра;
4) о порядке получения информации заявителями по вопросам предоставлении муниципальной услуги, в том числе о ходе ее предоставления;
5) о порядке, форме и месте размещения информации, указанной в пункте 9 административного регламента;
6) о составе архивных документов, переданных на хранение в муниципальный архив, наличии научно-справочного аппарата к архивным документам.
26. Основными требованиями к консультации являются:
полнота, актуальность и достоверность информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме;
своевременность;
четкость в изложении информации;
наглядность форм подачи информации;
удобство и доступность.
Время получения ответа при индивидуальном устном консультировании не должно превышать 15 минут.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
Состав административных процедур
27. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
регистрация запроса;
анализ тематики запроса, передача его на исполнение;
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса; подготовка ответов заявителям, архивной справки, архивной копии, архивной выписки, тематической подборки копий архивных документов, тематического перечня архивных документов, тематического обзора архивных документов;
направление ответов на запросы заявителям.
Блок-схемы предоставления муниципальной услуги приведены в приложениях NN 4, 5 к административному регламенту.
Регистрация запроса
28. Регистрация запроса заявителя является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
Специалист, ведущий прием заявителей (далее - специалист, ведущий прием), осуществляет регистрацию запроса с использованием программы "АСКИД", баз данных "Регистрация обращений граждан", "Регистрация запросов организаций" программного комплекса "Архив".
При поступлении запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя, ему направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
После регистрации запросы докладываются руководству муниципального архива и передаются специалистам, ответственным за их исполнение.
Результатом выполнения административной процедуры является регистрация запроса в программе "АСКИД", базах данных "Регистрация обращений граждан", "Регистрация запросов организаций" программного комплекса "Архив", присвоение ему регистрационного номера.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 3 дня со дня поступления запроса.
Анализ тематики запроса, передача его для исполнения
29. Специалист муниципального архива, ведущий прием, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения и составе документов, необходимых для исполнения запросов.
В ходе анализа запроса определяется:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, и сведений конфиденциального характера;
степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя;
адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
В случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архиве, нечетко, неправильно сформулированного запроса специалист муниципального архива, осуществляющий анализ тематики запросов заявителей, письменно запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Результатом выполнения административной процедуры является:
1) принятие специалистом, ответственным за анализ тематики запроса, решения о подготовке ответа заявителю и передача запроса для исполнения специалистам, ответственным за исполнение запросов;
2) подготовка и направление заявителю уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги при наличии оснований, предусмотренных в пункте 15 административного регламента;
3) принятие специалистом, ответственным за анализ тематики запросов, решения о необходимости направления запроса для исполнения в другие органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса, по принадлежности и подготовке уведомления заявителю о направлении запроса по принадлежности или заявителю дается рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации.
При наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 15 административного регламента, специалист, ответственный за анализ тематики запросов заявителей, готовит уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги, в котором указывает основания для отказа, и направляет его заявителю по почте или в форме электронного документа. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги составляется в письменной форме, подписывается руководителем муниципального архива.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 5 календарных дней со дня регистрации запроса.
Подбор архивных документов, необходимых для исполнения запроса; подготовка архивной справки, архивной копии, архивной выписки, тематической подборки копий архивных документов, тематического перечня архивных документов, тематического обзора архивных документов
30. Основанием для начала процедуры является принятие специалистом, ведущим прием, решения о передаче запроса специалисту, ответственному за исполнение запросов.
В ходе подбора архивных документов специалист, ответственный за исполнение запросов:
получает выкопировку из программного комплекса "Архив" с указанием архивных шифров дел, необходимых для исполнения запроса;
передает выкопировку с указанием архивных шифров дел в архивохранилище;
в соответствии с указанными архивными шифрами получает из архивохранилища необходимые для исполнения запросов дела и готовит архивную справку, архивную копию, архивную выписку, тематическую подборку копий архивных документов, тематический перечень архивных документов, тематический обзор архивных документов;
по окончании подготовки ответа на запрос сдает все полученные дела в архивохранилище.