СТО СМК Формирование и ведение баз данных по кадрам стр. 3

- соглашение об обучении за счет средств работодателя.

5.4.3. Распорядительные документы:

Приказы по кадрам:

- Приказ о приеме на работу форма Т-1, издается на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д.

- Приказ о переводе на другую работу форма Т-5;

- Приказ о предоставлении отпуска форма Т-6;

- Приказ о прекращении трудового договора форма Т-8;

- Приказ о направлении в командировку форма Т-9;

- Прочие приказы, регламентирующие трудовые отношения.

5.4.4.Учетные документы:

- Личная карточка форма Т-2;

- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- Прочие.

5.4.5. Оперативные документы:

- заявления работников;

- заявки сотрудников, руководителей организаций, создаваемые посредством СЭД для документирования трудовых отношений.

5.4.6. Прочие документы, регламентирующие трудовые отношения (ответственность за наличие и соблюдение которых несет руководитель организации):

- правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) Заказчика, не имеют унифицированный формы, как правило, содержат следующие основные разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Разработку ПВТР осуществляет консалтинговая организация, оказывающая услуги по поиску и подбору персонала, или ПВТР разрабатывает Заказчик, экспертизу проводит консалтинговая организация;

- положение об оплате труда (далее – ПОТ) Заказчика, объединяет и консолидирует применяемые в организации нормы и правила оплаты труда, а также системы премирования. Разработку ПОТ осуществляет консалтинговая организация, оказывающая услуги по бухгалтерскому учету, после чего консалтинговой организацией проводится экспертиза штатного расписания,

- штатное расписание форма Т-3, является приложение к ПОТ организации, утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует бессрочно. При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество изменений, путем утверждения нового ПОТ. Разработку осуществляет консалтинговая организация, оказывающая услуги по бухгалтерскому учету, после чего консалтинговой организацией, оказывающей услуги по поиску и подбору персонала, проводится экспертиза штатного расписания.

- график отпусков форма Т-7, применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам, составляется в Организации с учетом пожеланий работников, согласованных руководителем, ежегодно утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года ( ч. 1 ст. 123 ТК РФ);

- табель учета рабочего времени форма Т-13. В организации ответственным ведение оперативного табеля лицом, которое назначается приказом руководителя, ведется оперативный табель, который сверяется с формой Т-13, сформированной специалистом ОФБД по кадрам по данным ИС. Табель служит для учета рабочего времени работников и оплаты труда;

- локальные акты по охране труда, согласно ст. 217 ТК РФ при численности работников свыше 50 человек вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области, если численность работников меньше 50 человек, руководитель может возложить обязанности по охране труда на определенного работника. Если обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель предприятия.

5.5. Документы Физлица, на основании которых осуществляется внесение персональных данных в ИС:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования СНИЛС;

- свидетельство ИНН;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- трудовую книжку при наличии.

В отдельных случаях с учетом специфики работы организации – Заказчика согласно заявке предоставляются:

- медицинское заключение,

- свидетельство о заключении / расторжении брака при необходимости,

- свидетельство о рождении детей при необходимости,

- водительские права при необходимости,

- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию,

- прочее.

6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

6.1. Формирование базы данных по кадрам при приеме на работу

6.1.1. При приеме на работу Работодатель должен ознакомить кандидата на вакантную должность с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

6.1.2. Представитель работодателя формирует в СЭД электронную заявку на оформление трудовых отношений, в которой указывает основные условия трудового договора: должность, подразделение, способ оплаты труда, дата начала работы, срок трудового договора, наличие испытательного срока и т.п., согласует заявку с руководителем Работодателя.

6.1.3. Вновь устраиваемый сотрудник лично предоставляет специалисту ОФБД по кадрам документы, указанные в п.5.4.1 настоящего СТО.

6.1.4. Специалист ОФБДК на основании заявки в СЭД, оформленной и согласованной в соответствии с п.6.1.2. настоящего СТО на дату трудоустройства, осуществляет следующие действия:

- предоставляет трудоустраиваемому сотруднику необходимые пояснения и рекомендации, объясняет порядок действий при трудоустройстве;

??сканирует первый разворот документа, удостоверяющего личность, и размещает его в электронном виде в БД;