ar-net.ru иные документы по указанию председателя коллегии.
Ответственными за подготовку материалов к заседаниям коллегии являются руководители главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Судебного департамента, а также должностные лица, которым специально поручена их подготовка Генеральным директором Судебного департамента.
В целях изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии, обеспечения глубокой и всесторонней их проработки по указанию Генерального директора Судебного департамента могут создаваться рабочие группы.
Подразделения-соисполнители представляют свои предложения основному исполнителю (указанному в повестке заседания первым) не позднее чем за 15 дней до даты проведения коллегии.
Справка-доклад должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, анализ положения дел, имеющиеся недостатки на данном направлении работы и их причины, проблемы и предложения по их решению.
Проект решения коллегии (оформляется на бланке установленного образца) должен содержать преамбулу, в которой в сжатой форме излагается существо вопроса, а также постановляющую часть, где определяются задачи, механизмы их решения, указываются сроки и должностные лица, ответственные за исполнение.
Справка, как правило, не должна превышать 5-7 страниц, а проект решения - не более 3 страниц текста.
Справки, проекты решения коллегии проходят согласование в установленном порядке и визируются руководителем структурного подразделения - исполнителем, соисполнителями, руководителями заинтересованных структурных подразделений Судебного департамента, членами рабочей группы и заместителем Генерального директора по курируемому направлению деятельности.
Не допускается отказ от визирования, а при возникновении возражений по содержанию материалов осуществляется подготовка справки с изложением замечаний и особого мнения, которая прилагается к основным документам.
В данном случае руководитель соответствующего структурного подразделения, подготовившего материалы, должен организовать проведение согласительного совещания для выработки взаимосогласованного решения.
Когда не удается достичь взаимосогласованного решения, основной исполнитель докладывает Генеральному директору Судебного департамента для принятия соответствующего решения.
4.4. Структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем по вопросу повестки дня заседания коллегии подготавливает предложения о приглашении соответствующих должностных лиц для участия в заседании коллегии, а также служебные письма с их приглашением и в установленном порядке докладывает Генеральному директору Судебного департамента.
4.5. Материалы к заседанию коллеги, согласованные в установленном порядке, представляются структурным подразделением, ответственным за подготовку вопроса, в Управление делами не позднее чем за 10 дней до проведения заседания коллегии, на котором запланировано рассмотрение.
4.6. Контроль за обеспечением своевременного представления материалов к заседанию коллегии возлагается на Управление делами.
При представлении недостаточно подготовленных материалов, при нарушении срока представления материалов по вопросам повестки дня Управление делами в обязательном порядке докладывает Генеральному директору Судебного департамента для принятия эффективных мер по их исполнению, доработке или для принятия решения о снятии с рассмотрения.
В случаях, когда вопрос, запланированный для рассмотрения на заседании коллегии, потерял свою актуальность, либо решен в установленном порядке, ответственный исполнитель по согласованию с заместителем Генерального директора по курируемому направлению деятельности и соисполнителями докладывает предложения Генеральному директору Судебного департамента о снятии вопроса с обсуждения или о необходимости его переноса на более поздний срок.
4.7. Ответственность за качество подготовки, своевременность представления материалов к заседаниям коллегии и достоверность содержащейся в них информации возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений - исполнителей, а также на других должностных лиц, которым в соответствии с указанием Генерального директора Судебного департамента поручена подготовка.
При совместной подготовке материалов основным исполнителем, ответственным за их подготовку, является руководитель структурного подразделения или должностное лицо, указанные в поручении (повестке дня заседания коллегии) первыми. В данном случае основной исполнитель обеспечивает координацию действия соисполнителей и определяет сроки выполнения поручения.
Обеспечение правильности оформления необходимых материалов возлагается на Управление делами.
4.8. При проведении закрытых заседаний коллегии подготовка материалов, допуск на заседания, оформление протоколов осуществляются с соблюдением порядка и правил работы с секретными документами и соблюдением режима секретности.
4.9. В процессе подготовки к расширенному заседанию коллегии
Судебного департамента в обязательном порядке не позднее чем за 45 дней до ее проведения создается рабочая группа по организационному обеспечению подготовки и проведения расширенного заседания коллегии под руководством одного из заместителей Генерального директора Судебного департамента, в которую включаются представители структурных подразделений по всем основным направлениям деятельности.
В соответствии с распределением обязанностей членами рабочей группы осуществляется подготовка плана организационных мероприятий по подготовке и проведению расширенного заседания коллегии, проектов распоряжений, готовятся необходимые служебные письма о выделении помещения для проведения коллегии, размещении в гостиницах, обеспечении мер безопасности участников в местах проведения и проживания, решаются другие вопросы, а о ходе подготовки постоянно информируется Генеральный директор Судебного департамента.
4.10. Автотранспортное и хозяйственное обеспечение заседаний коллегии Судебного департамента возлагается на Административно-хозяйственное управление, а организационное обеспечение, ведение аудио-, видеозаписи - на Управление делами.
4.11. Решение вопросов по осуществлению своевременного технического обслуживания, обеспечению эксплуатации средств аудио-, видеозаписи, оргтехники и других технических средств в местах проведения заседаний коллегии возлагается на Управление информатизации судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента.
В целях обеспечения своевременного устранения неполадок в технических средствах во время проведения заседания коллегии рядом с местом проведения заседания коллегии организуется дежурство технического специалиста.
V. Порядок проведения заседаний коллегии
5.1. Заседания коллегии Судебного департамента проводятся в соответствии с планом работы коллегии и повестки дня.
5.2. Заседания коллегии ведет председатель коллегии - Генеральный директор Судебного департамента, а в его отсутствие и по его поручению один из заместителей Генерального директора Судебного департамента.
Председатель коллегии открывает и закрывает заседания, информирует членов коллегии о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов.
Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины членов коллегии.
По каждому обсуждаемому вопросу большинством голосов от присутствующих членов коллегии принимается решение.
5.3. Заседание коллегии начинается с уточнения повестки дня и утверждения порядка его проведения.
На заседаниях коллегии при утверждении членами коллегии регламента работы коллегии, как правило, время для докладов устанавливается до 15 мин., для содокладов - до 10 мин., для выступлений в прениях - до 5 мин., справки - до 3 мин.
Расширенное заседание коллегии проводится в течение одного рабочего дня (с 10.00 до 18.00). Время для основного доклада об итогах деятельности системы Судебного департамента устанавливается - до 60 мин., для содокладов представителей Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, органов судейского сообщества - до 20 мин.
Все указанные выступления осуществляются в первой половине дня (до перерыва на обед, на который выделяется до 60 мин.).
После перерыва на обед организуются выступления руководителей структурных подразделений - до 30 мин. с учетом времени для ответов на вопросы.
5.4. В целях оказания практической помощи начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации при необходимости после завершения коллегии второй день может выделяться для проведения обучающих семинаров по соответствующим направлениям деятельности, "круглых столов", в проведении которых принимают участие руководители структурных подразделений центрального аппарата Судебного департамента и их заместители. Для каждого структурного подразделения назначается время участия в соответствии с программой проведения мероприятий.
Для организационного обеспечения таких мероприятий по решению Генерального директора Судебного департамента формируется рабочая группа под руководством одного из заместителей Генерального директора Судебного департамента, на членов которой возлагается подготовка программы проведения указанных мероприятий, определяется тематика занятий, состав групп лекторов.
5.5. Должностные лица, участвующие в заседаниях коллегии с правом совещательного голоса (приглашенные), с разрешения председателя коллегии могут выступать в прениях, вносить предложения, задавать вопросы.
5.6. В период проведения заседаний коллегии ведется аудиозапись (за исключением закрытых заседаний), которая хранится в Управлении делами.
VI. Документальное оформление заседаний коллегии
6.1. Результаты рассмотрения вопросов, выносимых на заседания коллегии, оформляются решениями коллегии (по каждому отдельно) и протоколами, а при необходимости эти принимаемые решения могут объявляться приказами Судебного департамента.
6.2. Оформление протоколов возлагается на Управление делами.
Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания заседания коллегии, но не позднее чем через три дня со дня его проведения.
Протоколы имеют единую нумерацию в течение календарного года, а датой протокола является дата проведения заседания.
6.3. Управление делами обеспечивает рассылку копий протоколов, решений коллегии (или выписок из них) членам коллегии, руководителям структурных подразделений Судебного департамента в трехдневный срок.
При наличии в протоколе, решении коллегии поручений начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации структурное подразделение - исполнитель по соответствующему вопросу повестки дня, организует направление в установленном порядке копий решений коллегии, протоколов или выписок из них (по списку рассылки).
6.4. Изменения и дополнения в проекты решений коллегии, при необходимости в приказы, другие нормативные правовые документы по итогам заседаний вносятся структурным подразделением, готовившим материалы по данному вопросу на коллегию, в недельный срок.
Доработанные проекты решений коллегии, приказы, другие нормативные правовые документы визируются членами коллегии, заинтересованными руководителями структурных подразделений Судебного департамента и передаются в Управление делами для доклада председательствовавшему на заседании коллегии.