ar-net.ruПримечание - Для дальнейшего руководства см. ИСО/ТО 10014.
7.5.2 Оценка стоимости
Все проектные затраты должны быть четко идентифицированы (например, стоимость действий, накладных расходов, товаров и услуг). При оценке стоимости должны быть исследованы источники информации. Оценка должна учитывать структуру деления проекта (см. 7.3.4). Оценки стоимости по прошлому опыту должны быть проверены на точность и применимость к условиям проекта. Затраты и их источники должны быть документированы.
Особое внимание необходимо уделять обеспечению достаточных фондов для разработки, выполнения и сопровождения менеджмента качества проекта.
Оценка стоимости должна учитывать настоящие и прогнозируемые тенденции в экономической среде (например, инфляцию, налогообложение и курс валют).
Когда оценка стоимости содержит существенную неопределенность, эта неопределенность должна быть идентифицирована, оценена, документирована и устранена (см. 7.7.2). Средства на оставшуюся неопределенность, иногда называемую непредвиденными обстоятельствами, должны быть включены в оценки.
Форма оценки стоимости должна позволять разрабатывать бюджет в соответствии с одобренными процедурами и потребностями организации.
7.5.3 Составление бюджета
Бюджет проекта должен быть основан на оценках стоимости, графиках и иметь определенную процедуру его принятия.
Бюджет должен быть совместим с целями и предположениями проекта, а неопределенности и непредвиденные обстоятельства должны быть идентифицированы и документированы. Бюджет должен включать в себя все необходимые затраты и быть представлен в форме, подходящей для контроля стоимости проекта.
7.5.4 Контроль стоимости
До произведения расходов должна быть установлена, документирована и сообщена ответственным за выполнение работы или расходы система контроля стоимости с соответствующими процедурами.
Должны быть установлены сроки и периодичность анализа данных и прогнозов. Это обеспечивает адекватный контроль проектных действий соответствующей информацией. Проектная организация должна подтвердить, что остающаяся работа может быть полностью выполнена в пределах остающегося бюджета. Любое отклонение от бюджета должно быть идентифицировано, а при превышении установленных пределов отклонения должны быть проанализированы и устранены.
Тенденции стоимости проекта должны быть проанализированы на основании таких методов, как "анализ стоимости выполненных работ". Должен быть рассмотрен план остающейся работы для идентификации неопределенности.
Причины отклонения от бюджета, и благоприятные и неблагоприятные, должны быть идентифицированы. Должны быть предприняты необходимые действия для устранения неблагоприятных воздействий на цели проекта. Причины и благоприятных, и неблагоприятных отклонений должны быть использованы в качестве данных для постоянного улучшения (см. раздел 8).
Решения относительно будущих действий должны быть основаны на фактах и учитывать их значение для других процессов и целей проекта. Изменения в стоимости проекта должны быть соответствующим образом одобрены и утверждены, прежде чем будут произведены расходы. Пересмотры прогнозов бюджета должны быть скоординированы с другими процессами проекта при разработке плана остающихся работ.
Информация, необходимая для обеспечения своевременного отпуска фондов, должна быть доступной и используемой как вход в процесс управления ресурсами.
Проектная организация должна проводить регулярный анализ проектных затрат в соответствии с планом менеджмента проекта и учитывать данные других финансовых исследований (например, внешний анализ с заинтересованными сторонами).
7.6 Процессы, связанные с обменом информацией
7.6.1 Общие положения
Процессы, связанные с обменом информацией, направлены на улучшение обмена информацией по проекту.
Они гарантируют своевременную и соответствующую подготовку, сбор, распространение, хранение проектной информации и окончательное распоряжение этой информацией.
Процессы, связанные с обменом информацией (см. приложение А):
- планирование обмена информацией;
- управление информацией;
- контроль обмена информацией.
Примечание - Более подробно см. ИСО 9004, пункты 5.5.3 и 7.2.
7.6.2 Планирование обмена информацией
Инициирующая и проектная организации должны гарантировать, что соответствующие процессы обмена информацией установлены и имеется обмен информацией по результативности и эффективности системы менеджмента качества.
Планирование обмена информацией должно учитывать потребности инициирующей организации, проектной организации, заказчиков и других заинтересованных сторон. Планирование завершается документированным планом. План обмена информацией должен определить сообщаемую информацию, средства и частоту обмена информацией. В плане обмена информацией должны быть определены требования к целям, времени, частоте заседаний и отчетам о них.
Форма, язык и структура проектных документов и отчетов должны быть запланированы для обеспечения их совместимости. План обмена информацией должен определять систему управления информацией (см. 7.6.3), идентифицировать, кто будет посылать и получать информацию. В плане должны быть упомянуты документы контроля и процедуры защиты информации. Должны быть разработаны формы для сообщений оценки продвижения, для отражения отклонений от плана менеджмента проекта.
Примечание - О дополнительной информации по управлению документацией см. ИСО 9004, пункт 4.2.
7.6.3 Управление информацией
Проектная организация должна идентифицировать свои потребности в информации, а также установить документированную систему управления информацией.
Проектная организация должна идентифицировать внутренние и внешние источники информации. Способ управления информацией должен учитывать потребности проектной и инициирующей организаций.
Для управления информацией по проекту должны быть установлены процедуры, определяющие средства контроля при подготовке, сборе, идентификации, классификации, обновлении, распределении, записи в файл, хранении, защите, поиске информации и распоряжении ею.
Зарегистрированная информация должна указывать условия в момент выполнения зарегистрированного действия. Это обеспечивает верификацию и валидацию информации до ее использования в других проектах.
Проектная организация должна гарантировать соответствующую защиту информации, принимая во внимание ее конфиденциальность.
Информация должна соответствовать потребностям получателей и быть ясно представлена и распределена в строгом соответствии с графиком.
Все соглашения, включая неофициальные, воздействующие на эффективность проекта, должны быть формально документированы.
Правила и рекомендации для заседаний должны быть установлены и соответствовать типу обсуждения.
Повестка дня заседания должна быть распространена заранее и, кроме того, должна указывать по каждому пункту персонал, чье присутствие необходимо.
Протокол заседания должен содержать детали принятых решений, нерешенных проблем и согласованных действий (включая необходимые даты и назначенный персонал). Протоколы должны быть направлены заинтересованным сторонам в соответствии с установленным временем.
Проектная организация должна использовать данные, информацию и знания, чтобы установить и выполнить свои цели. Руководители проектной и инициирующей организаций должны оценивать преимущества использования информации для улучшения управления информацией (см. раздел 8).
Примечание - Сложность системы управления информацией должна соответствовать требованиям проекта.
7.6.4 Контроль обмена информацией
Система обмена информацией должна быть запланирована и выполнена. Для того чтобы система обмена информацией соответствовала требованиям проекта, необходимо наличие контроля, мониторинга и анализа этой системы. Особое внимание следует уделять интерфейсам между подразделениями и организациями, где возможны недоразумения и конфликты.
7.7 Процессы, связанные с риском
7.7.1 Общие положения
Менеджмент риска проекта имеет дело с неопределенностью проекта. Он требует структурированного подхода, который должен быть документирован в программе менеджмента риска. Процессы, связанные с риском, направлены на снижение воздействия предполагаемых отрицательных событий и использование всех возможностей для улучшения.