ar-net.ru 2.15. Указы, постановления и распоряжения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, получаемые для исполнения или ознакомления структурными подразделениями, после ознакомления с ними или подготовки соответствующих документов подлежат возврату в Канцелярию. Запрещается писать резолюции или делать какие-либо пометки на указанных документах.
Документы, имеющие штамп "Подлежит возврату", возвращаются в Управление немедленно после их исполнения.
2.16. Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель, при необходимости, подключает к исполнению другие структурные подразделения Агентства, в том числе не указанные в резолюции руководителя Агентства.
Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы для работы над документом. Они в равной мере с основным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
2.17. Руководители структурных подразделений Агентства рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы сотруднику, отвечающему за делопроизводство. Не допускается передача документов непосредственным исполнителям минуя сотрудника, отвечающего за делопроизводство.
2.18. Вся корреспонденция должна рассматриваться руководителями структурных подразделений Агентства в день ее поступления или на следующий день. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство, регистрирует в специальном журнале или при помощи компьютерной техники поручения руководителя, фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно передает документы исполнителям.
Регистрационная карточка на поступивший документ остается у сотрудника структурного подразделения Агентства, отвечающего за делопроизводство, для ведения контроля за исполнением.
2.19. Исполнение документа считается законченным, когда по всем затронутым в нем вопросам дан исчерпывающий ответ и имеется подписанная руководителем структурного подразделения отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2.20. После того, как документ исполнен, в специальный журнал или при помощи компьютерной техники вносится информация об исполнении документа с указанием даты, номера дела по номенклатуре дел структурного подразделения и адресата.
2.21. При увольнении или переводе работника на другую работу все служебные документы должны быть сданы работнику, ведущему делопроизводство в структурном подразделении.
3. Порядок прохождения исходящих документов
3.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит из составления проекта документа, его изготовления, согласования, подписания (утверждения), регистрации (регистрируемых документов) и отправки.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.
Перед докладом на подпись руководителю Агентства проектов приказов и других документов необходимо представить их на визирование в Управление консультанту-редактору для проверки правильности оформления, комплектности и правописания. На заключительное согласование (визирование) проекты приказов и другие документы докладываются заместителю руководителя Агентства, курирующему данное подразделение.
3.2. В высшие органы власти письма подписываются руководителем Агентства или лицом, его замещающим.
От имени Росрыболовства корреспонденция подписывается только руководителем Агентства или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей (приложение 3).
3.3. Предложения Агентства по проектам федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, подготавливаемые структурными подразделениями, подписываются руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности, и направляются в Минсельхоз России.
3.4. Предложения по проектам актов вносятся в Минсельхоз России с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.
В случае, если подготовленные предложения влекут за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения отражаются в пояснительной записке.
3.5. Предложения Агентства по проектам правовых актов до их подписания подлежат обязательному визированию юридической службой и заместителем руководителя, курирующим данный вопрос, и согласованию, при необходимости, по поручению Минсельхоза России - с другими государственными органами и иными организациями.
3.6. По поступившим от Агентства предложениям в проекты актов Минсельхоз России принимает решения, о которых сообщает руководителю Росрыболовства в срок, не превышающий 1 месяца со дня получения предложений.
3.7. При необходимости Министерство вправе запросить у Агентства дополнительную информацию по внесенным предложениям.
3.8. Проекты актов (за исключением нормативных правовых) вносятся в Министерство с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.
В сопроводительном письме указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта. При этом проект акта визируется руководителем Агентства (или уполномоченными на то заместителями).
Каждый лист акта, представляемого в Минсельхоз России, должен быть завизирован руководителем юридической службы Агентства.
3.9. В случае если подготовленные проекты актов влекут за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения отражаются в пояснительной записке.
Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок исполнения.
3.10. Проекты актов Министерства, подготовленные Агентством, до их внесения в Минсельхоз России подлежат обязательному согласованию, при необходимости, по поручению Министерства - с другими государственными органами и иными организациями.
3.11. Проекты актов вносятся в Министерство при наличии всех согласований, а также разногласий, оформленных в установленном порядке.
Проекты, поступившие от Агентства за подписью лиц, которым такое право не предоставлено, не принимаются к рассмотрению и возвращаются.
3.12. От имени Росрыболовства проекты актов Минсельхоза России по вопросам финансирования и экономики рыбохозяйственного комплекса, а также управления государственным имуществом визирует заместитель руководителя Агентства, курирующий данное направление;
по вопросам рационального использования, изучения, сохранения и воспроизводства водных биологических ресурсов, рыбопромыслового флота и организации рыболовства визирует заместитель руководителя Агентства, курирующий данное направление.
3.13. Исходящие письма Агентства передаются в Канцелярию для регистрации и направления в Экспедицию на отправку почтой или нарочным.
Канцелярия проверяет правильность оформления отправляемых документов (подписи, нумерация страниц, наличие приложений, необходимых виз, расположение текста), проставляет на подлиннике и копиях дату и исходящий номер, на письмах с несколькими адресами отмечает адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, заверяет копии документов.
В случае обнаружения недостатков в оформлении документов возвращает их исполнителям.
При необходимости срочной отправки документов в пределах Москвы подразделение-исполнитель, заинтересованное в оперативной доставке документа адресату, самостоятельно доставляет его, оформив в Управлении получение и доставку документа в установленном порядке.
Письмо может быть отправлено факсом из центрального узла связи (ЦУС) или подразделения Агентства, затем подлинник письма возвращается в Канцелярию для отправки почтой.
3.14. Документ, направляемый по нескольким адресам, должен иметь подпись на всех экземплярах. В виде заверенных копий он не может быть отправлен.
3.15. Обработка исходящей корреспонденции в Экспедиции включает в себя ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости, отправление, составление списка на заказную корреспонденцию и сдачу в отделение связи.
3.16. Корреспонденция, адресованная в Минсельхоз России, ежедневно передается сотрудником Экспедиции в Департамент административной работы и государственной службы Министерства.
4. Подготовка отдельных видов управленческих документов
4.1. Подготовка приказа
4.1.1. Приказ - основной правовой акт Агентства нормативного (или индивидуального) характера, обеспечивающий повседневную деятельность Агентства и структурных подразделений его системы, и содержащий подзаконные предписания подчиненным органам (подразделениям), работникам.
4.1.2. Приказы Агентства издаются на основании и во исполнение действующих законов и решений вышестоящих органов по инициативе руководства Агентства или структурных подразделений по важнейшим вопросам их деятельности.
4.1.3. Приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителей каждого действия, мероприятий, которые необходимы для исполнения приказа, и сроков исполнения.
4.1.4. В зависимости от содержания приказы делятся на два вида:
приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу.
4.1.5. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми оборотами речи: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если приказ издается на основании документа вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается название вида этого документа, его номер, заголовок и дата. Дата документа перед его номером оформляется арабскими цифрами, разделенными точками.