ar-net.ru 1. В центральных архивах накладная является первичным учетным документом на принятые дела и описи на них.
2. Накладные на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе комплектования и использования в двух экземплярах, учитываются в книге регистрации накладных и передаются в архивохранилища под расписку в этой книге.
3. По окончании приема документов начальник архивохранилища и хранитель фондов расписываются в накладных о приеме дел и описей. Второй экземпляр накладной оставляется в архивохранилище, а первый экземпляр накладной и последние экземпляры описей на принятые дела сдаются в отдел комплектования и использования.
4. На основании накладных принятые дела учитываются в книге учета поступления и выбытия дел, о чем делается отметка в левом верхнем углу накладной.
5. Накладные на принятые дела и описи на них подшиваются в дело с документами на поступившие и выбывшие дела.
Наименование архива Форма N 28
Карточка пофондового (п. 218)
топографического указателя
Фонд N _________________ Корпус ____________________
Наименование фонда______ Этаж ______________________
Архивохранилище ___________
Комната ___________________
+---------+----------------+----------+-----------+----------+----------+
| Номер | Дела с N _____ | Номер |Номер шкафа| Номер |Примечание|
| описи | по N__________ | стеллажа | | полки | |
+---------+----------------+----------+-----------+----------+----------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+---------+----------------+----------+-----------+----------+----------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | - | | | |
+---------+----------------+----------+-----------+----------+----------+
+---------+----------------+----------+-----------+----------+----------+
Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 6 - по 30 мм, графа 2 - 40 мм, графы 3, 4, 5 - по 15 мм.
Наименование архива Форма N 29
Карточка постеллажного (п. 218)
топографического указателя
Фонд N ________________ Корпус ____________________
Наименование фонда ______ Этаж ______________________
________________________ Архивохранилище ___________
Комната ___________________
+---------+----------+-----------+----------+----------------+----------+
| Номер | Номер |Номер фонда| Номер | Дела с N _____ |Примечание|
| шкафа | полки | | описи | по N _________ | |
+---------+----------+-----------+----------+----------------+----------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+---------+----------+-----------+----------+----------------+----------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
+---------+----------+-----------+----------+----------------+----------+
+---------+----------+-----------+----------+----------------+----------+
Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 3 - по 15 мм, графы 4, 6 - по 30 мм, графа 5 - 40 мм.
Форма N 30
(п. 226)
ЛИСТ ПРОВЕРКИ
наличия и состояния документов и описей фонда
__________________________________________________________
(наименование и номер фонда)
Номер описи | Отметка о наличии описи | Количество дел, числящихся по описи | Номера необнаруженных дел | Номера дел, не относящихся к данному фонду | Номера дел, не относящихся к данной описи | Литерные номера дел, не оговоренные в итоговой записи | Пропущенные номера, не оговоренные в итоговой записи | Количество дел данной описи, оказавшихся в наличии | Номера дел, выданных во временное пользование | Номера дел, требующих дезинфекции и дезинсекции | Номера дел, требующих реставрации и переплета | Номера дел с неисправимыми повреждениями | Делопроизводственные номера или индексы дел, не внесенных в опись |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Председатель комиссии ____________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
Члены комиссии: __________________________________________________
(воинские звания, подписи, фамилии)
Форма N 31
(пп. 228, 232)
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________
(должность,
__________________________________
воинское звание, подпись, фамилия)
"____"______________ 200 ___ г.
АКТ
проверки наличия и состояния документов и описей
Проверка наличия и состояния документов и описей _____________________
______________________________________________________________________
(номер фонда, наименование фонда или части фонда)
проводилась с "____"_____________ по "____"____________200__ г.