ar-net.ruРАЗРАБОТАН
ВЗАМЕН СТО 82.19.13 Требования к хранению, учету и уничтожению печатей и штампов от 29.07.2009 г.
ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: « 04 » апреля 2011 г. 1.2. Требования инструкции обязательны для исполнения экспертом/старшим экспертом Управления ДОУ (далее – сотрудник Управления ДОУ), а также представителями организации (далее – владелец печати/штампа). 1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с печатями и штампами, включая их регистрацию, хранение, выдачу, использование и уничтожение, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
2. Регистрация, хранение, выдача, использование, уничтожение печатей и штампов
2.1. Регистрация и хранение печатей и штампов
2.1.1. Сотрудник Управления ДОУ при приеме печати/штампа от владельца печати/штампа, в течение 1 (одного) дня должен зарегистрировать печать/штамп в Журнале учета печатей и штампов (Приложение А), заполнив графы 1-4.
2.1.2. Сотрудник Управления ДОУ должен вести Журнал учета печатей и штампов по правилам ведения документов строгой отчетности согласно ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и подписью сотрудника Управления ДОУ.
2.1.3. Сотрудник Управления ДОУ должен осуществлять хранение печатей/штампов в сейфах, в условиях обеспечивающих сохранение свойств и качеств печатей/штампов, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.
2.2. Выдача печатей и штампов
2.2.1. Сотрудник Управления ДОУ при получении заявки на выдачу печатей/штампов, согласованную действующим управляющим, должен проверить правильность заполнения заявки в которой должно быть отражено:
- ФИО и должность сотрудника получающего печати/штапмы
- даты выдачи и возврата печатей/штампов,
- цели выдачи печатей/штампов, названия учреждения, в которое требуется предоставить печати/штампы,
2.2.2. При правильно оформленной заявке, выдается печать/штамп и заполняется Журнал учета печатей/штампов (Приложение А)
- Наименование организации, ФИО, подпись получателя, дата и время получения (заполняет Получатель ( графы 2,3,5)
- ФИО и подпись выдающего (графы 4,8) , заполняет сотрудник ДОУ, который должен сверить организацию и представителя получающего печать с заявкой, проверить удостоверение личности Получающего.
- оттиск печати при выдаче (заполняет Получатель)
- оттиск печати при сдаче (заполняет Получатель)
- ФИО и подпись возвращающего, дата и время возврата (заполняет возвращающий)
- ФИО и подпись принявшего печать, заполняет сотрудник ДОУ, который должен сверить оттиски, дату и время возврата. Если печать вернул не тот кто получал, сделать соответвующую запись в журнале регистраций.
2.3. Использование печатей и штампов сотрудниками Управления ДОУ
2.3.1. Сотрудник Управления ДОУ имеет право поставить оттиск печати/штампа, находящейся на хранении только в случае, если документ заверен подписью владельца печати/штампа.
При отсутствии подписи владельца печати/штампа, либо в случае сомнения в ее подлинности, сотрудник Управления ДОУ должен отказать в проставлении оттиска печати/штампа.
2.4. Уничтожение печатей и штампов
2.4.1. Сотрудник Управления ДОУ на основании поручения от владельца печати/штампа, полученного посредством информационной системы в виде письма, о принятии решения об уничтожении печати/штампа в течение 1 (одного) дня должен:
а) создать комиссию в составе не менее трех человек, состоящей из представителей Управления ДОУ и владельца печати/штампа. Способ уничтожения печати/штампа определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями.
б) составить Акт об уничтожении печати/штампа (по форме Приложения Б), в котором должен указать: - время и место уничтожения печати/штампа; - состав комиссии; - основание уничтожения печати/штампа; - наименование и оттиски уничтоженной печати/штампа; - способ уничтожения печати/штампа; - заключение комиссии о приведении печати/штампа в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования; - подписи членов комиссии.
Акт об уничтожении печати/штампа хранится вместе с Журналом учета печатей и штампов на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью. в) внести отметку об уничтожении печати/штампа на основании
Акта об уничтожении печати/штампа в Журнал учета печатей и штампов.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение А. Форма Журнала учета печатей и штампов (обязательное)
Форма Журнала учета печатей и штампов
| №п/п | Наименование печати (штампа) | Оттиск печати (штампа) | Подпись Ответственного за хранение печатей, при её получении | Должность, ФИО и подпись получателя, основание выдачи, дата выдачи (возврата) печати | Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки | Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата | Отметка об уничтожении, номер акта и датаПримечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение Б. Форма Акта об уничтожении печати/штампа(обязательное)
Форма Акта об уничтожении печати/штампа
АКТ N _______ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ (ШТАМПА) ОРГАНИЗАЦИИ
Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета печатей и штампов.
Печать (штамп) организации: _________________________________________________
___________________________________________________________________________
(организационно-правовая форма и наименование организации) Уничтожен(а) в связи с: ___________________________________________________________________________
(указать причину: изменение наименования, организационно-правовой формы, износ и т.д.)
Печать (штамп) уничтожил (Ф.И.О.) __________________________________________________________________
______________
Способ уничтожения________________________________________________ Место и время уничтожения печати _________________________________
Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю:
Подписи членов комиссии ____________ /________/
(подпись) ____________ /________/
(подпись) ____________ /________/