Содержание документа: Приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 10 августа 2011 г. N 463 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы"

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизво...

2. Начальникам учреждений, непосредственно подчине...

3. Контроль за исполнением приказа возложить на на...

1. Инструкция по делопроизводству в учреждениях и ...

2. Правовой основой Инструкции являются Конституци...

3. Работа с секретными документами, шифротелеграмм...

4. Особенности работы по рассмотрению обращений гр...

5. Положения Инструкции распространяются на органи...

6. Регистрация, контроль поручений, работа с обращ...

7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской,...

8. Обработку входящей, исходящей корреспонденции, ...

9. Ведение делопроизводства в структурных подразде...

10. Контроль за соблюдением установленных Инструкц...

11. При смене руководителя учреждения, непосредств...

12. Работники несут дисциплинарную и иную установл...

13. Каждый работник должен быть ознакомлен с Инстр...

14. О неисправимом повреждении, утрате документов ...

15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на ...

16. Официальное делопроизводство в учреждениях и о...

17. Содержание служебных документов не подлежит ра...

18. Публикация служебной переписки в средствах мас...

19. Служба делопроизводства территориального орган...

20. Для проверки состояния делопроизводства и архи...

21. В настоящей Инструкции используются следующие ...

22. Документы, создаваемые в учреждениях или орган...

23. Каждый лист документа, оформленный как на блан...

30 мм;правое-

20 мм;нижнее-

20 мм.

24. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межст...

25. При оформлении текста документа на двух и боле...

26. Исполнитель несет персональную ответственность...

3.1. Бланки документов

27. В учреждениях и органах УИС применяются бланки...

28. В учреждениях и органах УИС предусмотрено испо...

29. Бланки на основе углового расположения реквизи...

30. Наименование учреждения или органа УИС на блан...

31. Сокращенное наименование учреждения или органа...

32. Для каждого вида бланков устанавливается опред...

32.1. Для бланка письма учреждения или органа УИС:

32.2. Для бланка приказа (распоряжения) учреждения...

33. Бланки документов изготавливаются на стандартн...

4.1. Состав документов учреждений и органов УИС

34. В деятельности учреждений и органов УИС создае...

4.2. Приказы (распоряжения)

35. Учреждение или орган УИС в соответствии с уста...

36. Приказы (распоряжения) издаются по наиболее ва...

37. В учреждениях и органах УИС издаются приказы с...

38. Распоряжения издаются в целях оперативного упр...

39. Оформление распорядительных и индивидуальных п...

40. Не допускается совмещение в одном документе пр...

41. Приказ (распоряжение) должен содержать достове...

42. Проекты приказов (распоряжений) до представлен...

43. Проекты приказов (распоряжений) учреждения или...

44. Проект приказа (распоряжения) согласовывается ...

45. После внесения на стадии согласования в проект...

46. Решение по рассмотрению неурегулированных разн...

47. В процессе согласования проектов приказов (рас...

48. Приказы (распоряжения) тиражируются исполнител...

4.3. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений...

49. Приказы (распоряжения) учреждений и органов УИ...

4.4. Особенности оформления приказов по личному со...

50. Приказ о поощрении работников оформляется след...

1. Наградить:

2. Выдать денежную премию:

51. Приказ о снятии дисциплинарного взыскания с со...

4.5. Положения, правила, инструкции, регламенты

52. Положения, правила, инструкции, регламенты и д...

4.6. Гриф утверждения

53. На документах, подлежащих утверждению, гриф ут...

54. Гриф УТВЕРЖДАЮ может использоваться для придан...

4.7. Протоколы

55. Протокол заседания (совещания) - документ инфо...

56. Протокол составляется на основании записей, пр...

57. Протоколом оформляются решения, принятые на за...

58. Протокол заседания (совещания) оформляет секре...

59. Протокол имеет следующие реквизиты:

60. В учреждениях и органах УИС протоколы могут из...

60.1. Текст полного протокола, как правило, состои...

60.2. Текст краткого протокола состоит из двух час...

60.3. Протоколы заседаний (совещаний) при руководи...

60.4. Протокол подписывают председатель заседания ...

4.8. Служебная переписка

61. В учреждениях и органах УИС используются разли...

62. В зависимости от способов передачи деловой инф...

63. Служебное письмо используется для оперативной ...

64. Виды служебных писем:

4.9. Реквизиты служебных писем

65. Служебные письма имеют следующий состав реквиз...

2. Пояснительная записка к отчету на 3 л.

66. Для свидетельствования верности копии (выписки...

4.10. Записка (служебная, докладная)

67. Служебная записка является внутренним документ...

68. Докладная записка адресуется руководителю учре...

4.11. Договор (соглашение), контракт гражданско-пр...

69. В соответствии со статьей 420 Гражданского код...

70. Договор (соглашение), контракт (далее - догово...

71. Финансово-хозяйственный и иной гражданско-прав...

4.12. Планы, отчеты, акты, обзоры, справки, заключ...

72. В плане устанавливается перечень мероприятий, ...

73. Отчет (доклад) содержит сведения о выполнении ...

74. Акт оформляется на стандартном листе бумаги фо...

75. Обзор является разновидностью справки и состав...

76. Справка оформляется в целях служебного информи...

77. Заключение содержит мнение, вывод по какому-ли...

78. В рапорте (заявлении) фиксируется информация к...

79. Предписание выдается руководителем учреждения ...

80. Доверенность подтверждает наличие у представит...

4.13. Телеграмма, направляемая по почтовой связи

81. Телеграмма, направляемая по почтовой связи, оф...

4.14. Телеграмма, направляемая по ведомственным ка...

82. Телеграмма, направляемая по ведомственным кана...

4.15. Электронный документ, направляемый по ведомс...

83. Составление, оформление и согласование электро...

84. Для подтверждения подлинности электронных доку...

85. Движение документов в учреждениях и органах УИ...

5.1. Доставка документов

86. Доставка документов в учреждениях и органах УИ...

87. Почтовой связью доставляются письма, посылки, ...

88. В учреждениях и органах УИС для доставки докум...

89. Доставка документов осуществляется на специаль...

90. Ответственность за организацию отправки и дост...

91. Доставка (отправка) документов осуществляется ...

5.2. Прием и первичная обработка поступающих докум...

92. Прием и первичная обработка поступающих в учре...

93. Поступающие через подразделения фельдъегерской...

94. Документы, доставленные курьером непосредствен...

95. Первичная обработка поступающих документов зак...

96. В службе делопроизводства вскрываются все паке...

97. При вскрытии пакетов проверяется соответствие ...

98. При отсутствии в пакете указанных документов и...

99. Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются лично ад...

100. Пакеты от поступающих документов, как правило...

5.3. Регистрация поступающих документов

101. Все поступившие документы независимо от спосо...

102. Факт регистрации входящего документа подтверж...

103. На документах, подлежащих возврату, регистрац...

104. При наличии в пакете нескольких самостоятельн...

105. Поручения руководителя учреждения и органа УИ...

106. Зарегистрированные и предварительно рассмотре...

107. Для достижения информационной совместимости р...

108. К документам, не подлежащим регистрации, отно...

5.4. Порядок рассмотрения документов руководством ...

109. Документы руководителю учреждения и органа УИ...

110. Проекты указаний руководителя учреждения и ор...

111. После рассмотрения руководителем учреждения и...

112. Служба делопроизводства направляет структурны...

113. Для ознакомления руководителей структурных по...

5.5. Регистрация отправляемых документов

114. Регистрация отправляемых документов осуществл...

115. Служба делопроизводства осуществляет проверку...

116. Регистрация отправляемых документов осуществл...

117. Регистрационный номер документа и дата регист...

118. Копия документа с визами согласования и прило...

5.6. Отправка документов

119. Отправка документов осуществляется службой де...

120. Обработка документов для отправки почтовой св...

121. Служба делопроизводства проверяет правильност...

122. Документы, оформленные с нарушением требовани...

123. Документы подлежат отправке в день их регистр...

124. Документы отправляются в пакетах. На пакетах ...

125. В случаях, когда приложения направляются в не...

126. Простые почтовые отправления передаются в поч...

127. Заказными письмами и бандеролями с уведомлени...

128. Заказные письма в пакетах передаются в почтов...

129. Документы массовой рассылки направляются в со...

5.7. Организация исполнения документов

130. Указания по исполнению документа оформляются ...

131. Организация работы с документами в структурны...

132. Документы, поступившие в структурное подразде...

133. Работники структурных подразделений в процесс...

134. Документы, полученные в службе делопроизводст...

5.8. Регистрация организационно-распорядительных д...

135. Приказы (распоряжения), оформленные в соответ...

136. Приказы (распоряжения) регистрируются, рассыл...

137. Издаваемые в учреждениях и органах УИС приказ...

138. Все поступившие в учреждения и органы УИС коп...

139. Поступившие копии нормативных правовых актов ...

140. Ознакомление с приказами (распоряжениями) учр...

141. Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющи...

142. Поступающие копии приказов и распоряжений пос...

5.9. Регистрация доверенностей и договоров

143. Доверенность на право совершения действий от ...

144. Зарегистрированный оригинал и копия доверенно...

145. Договоры, оформленные в соответствии с пункто...

146. Договоры регистрируются в журнале регистрации...

5.10. Обработка документов в структурных подраздел...

147. Функция обработки документов в структурных по...

148. К процедурам обработки документов в структурн...

149. Поступивший в учреждение или орган УИС докуме...

150. Устанавливается следующий обязательный перече...

5.11. Регистрация телеграмм

151. Все поступившие телеграммы подразделением свя...

152. Сформированное дело (том дела) с первыми экзе...

153. Запрещается передача по ведомственной сети св...

5.12. Прием, обработка и отправка электронных доку...

154. Электронные документы создаются, обрабатывают...

155. При приеме электронных документов по каналам ...

5.13. Регистрация документов, поступивших по факси...

156. Средства факсимильной связи используются для ...

157. Передаваемая и принимаемая по факсимильной св...

158. При передаче и приеме документов по каналам ф...

159. Поступающие (отправляемые) факсограммы регист...

5.14. Учет и анализ объемов документооборота

160. Учет объемов документооборота в учреждении ил...

161. Анализ объемов документооборота, структуры до...

162. Под объемом документооборота в учреждении или...

163. Учет количества документов за определенный пе...

164. При определении объема документооборота отдел...

165. За единицу учета количества документов приним...

166. Учет копируемых и тиражируемых документов мож...

167. Сведения об объеме документооборота структурн...

168. Сведения о документообороте представляются:

5.15. Тиражирование документов

169. Поступающие на тиражирование документы должны...

170. На тиражирование передаются первые экземпляры...

171. На тиражированных документах на оборотной сто...

172. Тиражирование документов без визы руководител...

173. Основанием для тиражирования документов являе...

174. Необходимость тиражирования документов и целе...

175. Тиражирование документов производится в поряд...

176. В первоочередном порядке тиражируются докумен...

177. Не производится тиражирование книг, различных...

178. Поступающие заказы на выполнение копировально...

179. Тиражированные документы передаются исполните...

180. Контроль за изготовлением копий документов во...

181. Контроль исполнения документов (далее - контр...

182. Контролю, осуществляемому службой делопроизво...

183. Постановку документов на контроль осуществляе...

184. После рассмотрения руководителем учреждения и...

185. Служба делопроизводства заводит на каждый кон...

186. Руководитель структурного подразделения, полу...

187. Ответственность за неисполнение, несвоевремен...

188. Снятие документов с контроля осуществляется с...

189. В дополнение к заполненной контрольной карточ...

190. Документ считается исполненным и снимается с ...

191. Если об исполнении документа руководителю учр...

192. Службой делопроизводства еженедельно готовитс...

193. Сроки исполнения поручений устанавливаются за...

194. В поручениях к конкретному документу руководи...

195. В исключительных случаях, когда по объективны...

196. Исполнение срочных и оперативных поручений не...

197. При неисполнении поручения в установленный ср...

198. Сроки исполнения документов, поступивших от и...

199. Приостанавливать исполнение контрольных докум...

200. Обо всех случаях санкционированного изменения...

7.1. Разработка и ведение номенклатурных дел

201. Учреждение и орган УИС формируют свой докумен...

202. Номенклатура дел учреждения и органа УИС - еж...

203. Номенклатура дел используется для группировки...

204. Номенклатура дел является основой для составл...

205. Номенклатура дел составляется на основании по...

206. В учреждении или органе УИС составляются номе...

207. Вновь созданное или реорганизованное структур...

208. Номенклатура дел учреждения или органа УИС со...

209. Методическую помощь при составлении номенклат...

210. Номенклатура дел учреждений, непосредственно ...

211. Номенклатура дел территориального органа ФСИН...

212. Номенклатура дел учреждения, подведомственног...

213. Номенклатура дел учреждения и органа УИС, под...

214. После утверждения номенклатуры дел каждое стр...

215. Номенклатура дел учреждения или органа УИС го...

216. В случае изменения функций и структуры учрежд...

217. Названиями разделов номенклатуры дел являются...

218. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, ...

219. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, ...

220. Закрытая номенклатура дел структурных подразд...

7.2. Формирование номенклатурных дел

221. Исполненные документы в целях обеспечения их ...

222. Формирование дел - группировка исполненных до...

223. Дела в учреждениях и органах УИС формируются ...

224. В каждом структурном подразделении определяют...

225. Документы постоянного и временного хранения ф...

226. Документы, исполненные и направленные работни...

227. Дела независимо от сроков хранения не могут б...

228. Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру...

229. Завершенные в делопроизводстве документы в 10...

230. При формировании дел в структурных подразделе...

231. Документы внутри дела располагаются в хроноло...

232. Приказы и распоряжения группируются в дела по...

233. В отдельные дела по хронологии, в зависимости...

234. Документы коллегии территориального органа ФС...

235. Положения, уставы, инструкции, утвержденные п...

236. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, ти...

237. Карточки лицевых счетов на выплату денежного ...

238. Переписка группируется, как правило, за перио...

239. Единицей учета электронного документа являетс...

240. Сроки хранения электронных документов соответ...

241. Дела со дня их заведения до передачи в архив ...

242. В структурных подразделениях дела размещают в...

243. Дела документального фонда учреждения и орган...

244. Выдача дел работникам структурных подразделен...

245. Другим организациям, в том числе государствен...

246. Если отдельные документы, уже включенные в де...

247. Изъятие документов из дел постоянного срока х...

7.3. Правила оформления номенклатурных дел

248. Номенклатурные дела учреждения и органа УИС о...

249. Оформление дел постоянного, временного (свыше...

250. Обложка (титульный лист) дела постоянного и в...

251. На обложке дела указываются реквизиты: наимен...

252. На обложках дел постоянного хранения предусма...

253. По окончании года в надписи на обложках дел п...

254. Наименования учреждения или органа УИС и стру...

255. Утратил силу.

256. В целях обеспечения сохранности и закрепления...

257. Листы дел, состоящих из нескольких томов или ...

258. Документы с собственной нумерацией листов, в ...

259. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюс...

260. Сложенный лист большого формата (формата A3, ...

261. Лист с наглухо наклеенными документами (фотог...

262. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов...

263. Если к документу (листу) подклеены одним крае...

264. Подшитые в дело конверты с вложениями нумерую...

265. Если в нумерации листов допущено много ошибок...

266. При наличии отдельных ошибок в нумерации лист...

267. После завершения нумерации листов составляетс...

268. Заверительная надпись подписывается ее состав...

269. Внутренняя опись документов дела составляется...

270. При изменении состава документов дела (изъяти...

271. Внутренняя опись документов дела подписываетс...

272. Листы внутренней описи подшиваются в начале д...

273. Документы в делах постоянного, временного (св...

274. Указания руководства, визы, составленные на о...

275. При подготовке дел к подшивке (переплету) про...

276. В делах постоянного хранения подлежат изъятию...

277. Дела постоянного хранения, состоящие из докум...

278. Если в дело в ходе его формирования были подш...

279. Обложки дел с документами, исполненными на ст...

280. Обложки дел с документами, имеющими длительны...

281. Для предохранения документов от механической ...

282. При оформлении дел применять канцелярский (си...

283. Дела постоянного и (временного свыше 10 лет) ...

284. Номенклатура дел учреждения или органа УИС те...

285. По окончании делопроизводственного года оформ...

7.4. Порядок составления описей дел постоянного, в...

286. Опись дел представляет собой перечень дел с с...

287. Описи составляются отдельно на дела постоянно...

288. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 л...

289. Описательная статья описи дел структурного по...

290. При составлении описи дел соблюдаются следующ...

291. В описи между наименованиями (заголовками) де...

292. Графа описи "Примечания" используется для отм...

293. Опись дел структурного подразделения подписыв...

7.5. Экспертиза ценности и отбор документов для хр...

294. Экспертиза ценности документов - изучение док...

295. Для организации и проведения экспертизы ценно...

296. Экспертиза ценности документов постоянного и ...

297. При проведении экспертизы ценности документов...

298. Отбор документов для постоянного хранения про...

299. По результатам экспертизы ценности документов...

300. По завершении делопроизводственного года и по...

7.6. Подготовка и порядок передачи документов и де...

301. Документы, образующиеся в процессе деятельнос...

302. Временное хранение документов Архивного фонда...

303. Подготовка документов и дел к передаче на арх...

304. Дела передаются в архив учреждения или органа...

305. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) х...

306. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче...

307. Передача дел в архив учреждения или органа УИ...

308. Дела и описи на сдаваемые документы доставляю...

309. Порядок приема-передачи документов и дел учре...

310. Ответственность за организацию подготовки при...

7.7. Уничтожение документов и дел

311. Уничтожению подлежат документы с истекшими ср...

312. Результаты отбора документов к уничтожению, с...

313. Дела включаются в акт о выделении к уничтожен...

314. Акт о выделении к уничтожению документов, не ...

315. Отбор документов к уничтожению и составление ...

316. Согласованные ЭК учреждения или органа УИС ак...

317. После утверждения руководителем учреждения ил...

8.1. Печати и штампы

318. Учреждение или орган УИС в соответствии с зак...

319. Дела временного срока хранения уничтожаются т...

320. Гербовые печати применяются в учреждении или ...

321. Закрепление гербовых печатей за должностными ...

322. В учреждении или органе УИС гербовой печатью ...

323. Печатями с наименованиями структурных подразд...

324. Мастичные штампы используются для отметок о п...

325. Мастичные печати (без государственной символи...

326. Заявки о необходимости изготовления печатей (...

327. Изготовленные печати (штампы) с проставлением...

328. Гербовые печати хранятся в сейфах (металличес...

329. Ответственность за обеспечение сохранности ге...

330. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспольз...

1.1. Принять к сведению...

1.2. Заместителю начальника УФСИН России по Респуб...

2.1. Принять к сведению ...

2.2. Начальнику организационно-аналитического отде...

1. Дата регистрации документов проставляется в нач...

2. Если приложение берется на инвентарный учет, то...

3. При отправке документа за его же входящим номер...

4. В графах 9-10 указываются номера экземпляров ун...

5. После заполнения всех граф и окончания журнала ...

6. Разрешается совместно с несекретными в журнале ...

1. Все издаваемые приказы и распоряжения по их нап...

2. Порядковый учетный номер в графе 1 является рег...

3. Литерные (под буквами а), б), в) и т.д.) номера...

4. Графы 2, 6, 11 заполняются в зависимости от гри...

1. Приказы и распоряжения регистрируются раздельно...

2. Учетный номер из графы 1 переносится на докумен...

3. Поступившие нормативные правовые акты в текущем...

1. В журнале ведется учет всех договоров, в том чи...

2. В том случае, когда экземпляр договора поступил...

1. Резолюция руководителя учреждения или органа ФС...

2. При отправке документа по факсу в графе 2 указы...

1. Состояние документооборота:

1. Контрольная карточка изготавливается, как прави...

2. При электронной системе учета применяется элект...

1. Графы 11, 13, 14 заполняются после сдачи дел на...

2. Графа 12 заполняется после сдачи в архив учрежд...

3. Если дело состоит из нескольких томов, то кажды...

4. В графе 15 в необходимых случаях делаются запис...