СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация документов по движению ГСМ в ИС»

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «___» __________2015г

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящая методологическая инструкция устанавливает:

1.1.1. Требования к процессу регистрации ФХЖ по движению ГСМ в учете организации – Заказчика;

1.1.2. Требования к процессу оформления и документального подтверждения ФХЖ в учете организации – Заказчика;

1.2. Требования данной методологической инструкции организации распространяются и обязательны для исполнения заказчикам услуг консалтинговой организации;

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

Методологическая инструкция разработана с учетом требований СТО СМК «Управление и сопровождение бизнес-процесса «Учет ГСМ»;

3. ТЕРМИНЫ. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

СТО СМК «Термины, определения, сокращения».

4. РЕГИСТРАЦИИ ФХЖ В ПРОГРАММЕ 1С: БУХГАЛТЕРИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

4.1. Регистрация данных по движению ГСМ в документе «Путевой лист»:

4.1.1. Специалист организации – Заказчика в программе 1С: Бухгалтерия предприятия в течении 2-х рабочих дней с момента получения ПУД «Путевой лист», вносит фактические данные по движению ГСМ в зарегистрированный документ «Путевой лист»;

4.1.2. Открывает меню «Оркестр техно», переходит в журнал документа «Путевой лист», формирует отбор по организации – Заказчику (рис. №1А, 1Б);

926 × 400 пикс.     Открыть в новом окне

1130 × 359 пикс.     Открыть в новом окне

4.1.3. Открывает зарегистрированный документ «Путевой лист» заполняет информацию во вкладках документа:

4.1.3.1. Вкладка «Заправка» - заполняет реквизит «Фактический остаток» - фактический остаток ГСМ по данному документу «Путевой лист» на конец дня (рис. №2);

1259 × 239 пикс.     Открыть в новом окне

4.1.3.2. Табличную часть вкладки «Заправка» - информация по фактической заправке ТС:

- Вид заправки (рис. №3А) – выбирает из справочника «Виды заправок ГСМ» - организацию – контрагента – Поставщика ГСМ. Если в справочнике отсутствуют данные по организации – Поставщику ГСМ, то специалист организации – Заказчика направляет поручение через ИС специалисту Отдела сопровождения о необходимости внести данные в справочник;

- ГСМ (рис. №3Б) - выбирает из справочника «Виды ГСМ», из папки «Виды ГСМ с привязкой к номенклатуре». Если в справочнике отсутствуют данные по виду ГСМ, то специалист организации – Заказчика направляет поручение через ИС специалисту Отдела сопровождения о необходимости внести данные в справочник;

- Количество (рис. №3В) – указывает количество заправленного ГСМ;

- Склад (рис. №3В) – выбирает из справочника «Склады (места хранения)» - материально-ответственное лицо организации -Заказчика;

1259 × 621 пикс.     Открыть в новом окне

1259 × 458 пикс.     Открыть в новом окне

1261 × 456 пикс.     Открыть в новом окне

4.1.3.3. Вкладка «Выполненные задания» - по кнопке «Рассчитать задание» (рис. №4) автоматически заполняются табличные части документа. Специалист организации – Заказчика переходит во вкладку «ГСМ – Остатки ГСМ» проверяет информацию по фактическому расходу и остатку ГСМ» (рис. №5);

741 × 137 пикс.     Открыть в новом окне

1009 × 117 пикс.     Открыть в новом окне

4.1.3.4. Во вкладке «Основная – Транспортное средство» устанавливает флаг «Путевой лист сдан», по кнопке «ОК» проводит документ (рис. №6);

759 × 236 пикс.     Открыть в новом окне

4.2. Регистрация документа «Выдача/Возврат ГСМ»:

4.2.1. Специалист организации – Заказчика регистрирует документ «Выдача/Возврат ГСМ» согласно таблицы:

ФХЖ	Вид операции документа	Срок регистрации документа
Возврат неизрасходованного ГСМ на склад	Возврат ГСМ	В течении 1-го рабочего дня с момента свершения ФХЖ
Выдача ГСМ со склада – заправка ТС	Выдача ГСМ

4.2.2. В журнале документа по кнопке «Ins» создает новый документ, выбирает вид операции согласно таблицы п. 4.2.1 (рис. №7);

503 × 106 пикс.     Открыть в новом окне

4.2.3. Заполняет реквизитную часть документа (рис. №8):

- дата документа;