ar-net.ru Разработал: Муравицкий О.С.
Общие положения
1. Настоящий стандарт организации устанавливает требования к процессу отражения фактических расходов в бюджете инвестиционно-строительного проекта по технологии develop-man.
2. Настоящий СТО обязателен для исполнения всеми участниками системы стандартов бренда develop-man, в том числе:
a. Участниками команды ИСП;
b. Специалистом информационной и технической поддержки инвесторов.
3. Специалист информационной и технической поддержке инвесторов обязан контролировать исполнение участниками команды ИСП требований, установленных настоящим СТО.
4. Не соблюдение требований, установленных настоящим СТО, повлечет за собой несвоевременное и неточное отражение фактических расходов в управленческом учете на сайте проектов по пакетам работ, и как следствие, окажет негативное влияние на качество принимаемых управленческих решений по реализации ИСП.
Действие 1: Отражение фактических расходов по пакетам работ в бюджете инвестиционно-строительного проекта (ИСП) по поставленным материалам
Вариант 1А: Генеральный Поставщик и Инвестор работают в одной информационной системе бухгалтерского учета
Последовательность операций представлена на рисунке 1:
Рисунок 1 - Последовательность операций Варианта 1А, когда Генеральный Поставщик и Инвестор работают в одной информационной системе бухгалтерского учета
С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса спецификации к договорам поставки создаются менеджерами ИСП по следующим правилам:
1А1. ОДИН Договор создается на ОДИН инвестиционно-строительный проект.
1А2. в ОДНОЙ спецификации должны быть позиции Товара/Работы/Услуги, относящиеся только к ОДНОМУ пакету работ верхнего уровня и, по возможности, к ОДНОМУ Подрядчику, выполняющему работы из этих материалов и принимающему груз на объекте.
1А3. ОДНА строка спецификации должна быть привязана только к ОДНОМУ проекту, ОДНОМУ пакету работ нижнего уровня (пакету работ второго уровня) из бюджета инвестиционного проекта.
1А4. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ДЕЙСТВУЮЩУЮ СПЕЦИФИКАЦИЮ (кроме спецификации с видом печатной формы «Прайс») производится следующим образом:
- к отменяемой спецификации создается в 1С: Бухгалтерия документ «Сторно спецификации» (подсистема «Управление договорами/ Документы»), который отменяет привязку спецификации к бюджету инвестиционного проекта и обнуляет остатки по спецификации (для исключения возможности будущих приходов по этой спецификации; проведенные ПУД в бухгалтерском учете до момента создания документа «Сторно спецификации» остаются связанными с отменяемой спецификацией);
- затем, на основании документа «Сторно спецификации», создается новая спецификация, содержащая строки из отменяемой, по которым не была выполнена поставка, при необходимости строки редактируются и добавляются новые; после привязки новой спецификации к договору данная спецификация отправляется на согласование и подписание ЭЦП или нарочно и, затем переводится в действующую;
1А5. При создании документа реализации/поступления в 1С: Бухгалтерия, с целью исключения перерасхода по бюджету проекта, автоматически контролируется не превышение поставляемого количества заказанному по остаткам каждой позиции одноименного Товара/Работы/Услуги из спецификации к договору поставки.
1А6. Программно не допускается корректировка цен и номенклатуры в документах реализации/поступления, созданных на основе спецификации из договора поставки.
1А7. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД со стороны Инвестора по Лотус входит: Менеджер ИСП, имеющий доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору).
1А8. ПУД (ТОРГ-12) подписывают ЭЦП через карточку ПУД: Исполнитель Поставщика и Менеджер ИСП, имеющие доверенность на подписание ПУД (Ответственный менеджер по договору). Срок согласования и подписания ЭЦП - один рабочий день.
1А9. ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете проводится автоматически (см. МИ «Централизованные поставки, продажа по проекту») после подписания ЭЦП ТОРГ-12 обеими сторонами и Счет-фактуры (выданной) Исполнителем Поставщика, имеющим доверенность на подписание ПУД.
1А10. Оплата задолженности по проведенным ПУД в бухгалтерском учете инициируется Исполнителем Поставщика.
Вариант 1Б: Поставщик и агент Инвестора не работают в одной информационной системе бухгалтерского учета. Поставщик не имеет ЭЦП
Последовательность операций представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 - Последовательность операций Варианта 1Б, когда Поставщик и агент Инвестора не работают в одной информационной системе бухгалтерского учета. Поставщик не имеет ЭЦП
1Б1. С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса Спецификации к договорам поставки создаются Менеджерами агента Инвестора по результатам проведенной в Papir закупке по следующим правилам:
Спецификация «Поставка к сроку» создается в 1С из спецификации «Закупка к сроку» по правилам из п. 1А1-1А4. В случае выделения ТЗР – на ТЗР создается ОТДЕЛЬНАЯ строка в спецификации.
1Б2. Договор поставки по форме СТД СМК 003-2014 «Договор поставки» создается менеджером агента в СЭД при наличии подписанного агентского договора СТД СМК 011-2015 «Агентский договор по материально-техническому снабжению» между агентом и Инвестором. В текстовом поле договора поставки менеджер агента указывает две ссылки: на ПМР в СЭД и на проведенную закупку в Papir. Спецификация и договор поставки направляются менеджером агента на согласование координатору ИСП. Подписывается договор поставки нарочно и затем специалистом управления ДОУ переводится в действующий по соответствующему регламенту.
1Б3. ПУД (ТОРГ-12/УПД/ТТН) в графе «Груз получил» подписывает нарочно Менеджер ИСП по поставкам материалов и оборудования, имеющий доверенность на подписание ПУД. В крайнем случае, при его отсутствии на строительном объекте, ПУД подписывает менеджер ИСП по подрядной работе. Груз принимает и ставит свою подпись соответствующий подрядчик в графе ПУД «Груз принял». ПУД предлагается к подписанию в количестве двух экземпляров: один для Менеджера ИСП и один для Поставщика.
1Б4. Еженедельно менеджер ИСП по поставкам материалов и оборудования по реестру передает подписанные им ПУД (один экземпляр) в управление ДОУ. Карточку ПУД создает Сотрудник Управления ДОУ в течение двух рабочих дней и направляет на специалиста агента. При поступлении от Поставщика неподписанного менеджером ИСП ПУД (два экземпляра) специалист агента направляет карточку ПУД на управляющего ИСП для получения информации об ответственном менеджере ИСП для подписания данного документа.
1Б5. Специалист агента создает цикл согласования. В цикл согласования (параллельного) карточки ПУД входит Менеджер ИСП по поставкам материалов и оборудования, который в карточке ПУД указывает номер спецификации в 1С и ссылку на подписанную спецификацию в Papir (при ее наличии) для последующего проведения ПУД, и Менеджер агента. Срок согласования один полный (полным днем считается день до 12:00) рабочий день. При этом карточка ПУД после обработки в СЭД приобретает статус «На согласовании». После завершения согласования (с обеими положительными визами) карточка ПУД обрабатывается специалистом агента на Сотрудника Управления ДОУ. При этом, когда документ пришел в управление ДОУ неподписанным Менеджером ИСП по поставкам материалов и оборудования, после его положительного согласования обеими сторонами в СЭД, - он выкладывается на подпись. Карточка ПУД при этом в СЭД приобретает статус «На подписании» и документ передается на подписание нарочно менеджеру ИСП по поставкам материалов и оборудования. Срок нарочного подписания документа Менеджером ИСП – также один рабочий день. Сразу после нарочного подписания документов Сотрудник Управления ДОУ вносит отсканированную копию подписанных документов в карточку соответствующего ПУДа и направляет второй экземпляр документов контрагенту.
1Б6. Документ поступления в 1С после согласования карточки ПУД создает специалист агента и проводит его. Номер поступления он при этом указывает в карточке ПУД и обрабатывает ее на Сотрудника Управления ДОУ.
1Б8. Указание на проведение ПУД в 1С: Бухгалтерия в бухгалтерском учете дается в карточке ПУД Сотрудником Управления ДОУ в течение трех рабочих дней после обработки на него карточки ПУД специалистом агента или подписания ПУД нарочно Менеджером по поставкам материалов и оборудования. Специалист управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем подтверждает его проведение, делая соответствующую отметку в 1С и СЭД. Требования к проведению документа поступления определены в п. 1А5-1А6.
1Б9. При этом, после отражения документа в учете, специалист управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем в карточке ПУД в СЭД ставит статус «Проведенный» в сроки, установленные по договору оказания услуг Инвестору.
1Б10. Задание на внесение в сетку платежей дается в карточке ПУД Менеджером ИСП по поставкам материалов и оборудования на Менеджера по контролю и аналитике инвестирования со стороны Инвестора после проведения ПУД в бухгалтерском учете. При этом статус карточки ПУД в СЭД не изменяется.
Вариант 1В: Поставщик и агент Инвестора имеют ЭЦП
Последовательность операций представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 - Последовательность операций Варианта 1В
1В1. Отличие схемы работы по варианту 1В от варианта 1Б в следующем:
??функцию СЭД выполняет Papir и карточку ПУД создает менеджер агента;
??спецификацию «Поставка к сроку», договор поставки и товарную накладную (документ поступления) создает в Papir и затем выгружает в 1С менеджер агента.