Действие 1: Отражение фактических расходов по статьям индивидуального бюджета по поставленным материалам

ДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: "27" августа 2012 г.

С изменением № 1 от "27" августа 2012 г. на основании Приказа № 284 от 27.08.2012

Общие положения:

• ИСП - инвестиционно-строительный проект

• ПУД – первичный учетный документ

• ЭЦП – электронная цифровая подпись

• СЭД – система электронного документооборота

• ТЗР – транспортно-заготовительные расходы

• ОСН – общая система налогообложения

• УИС – учетная информационная система

• Ответственный Исполнитель Бухгалтерии – это главный бухгалтер организации, с которой Инвестором и/или Подрядчиком, и/или Поставщиком заключен договор на ведение управленческого и бухгалтерского учета в учетной информационной системе

• Исполнитель Бухгалтерии – это специалист организации, с которой Инвестором и/или Подрядчиком, и/или Поставщиком заключен договор на ведение управленческого и бухгалтерского учета в учетной информационной системе

• Исполнитель Документооборота – это ответственное лицо организации, с которой Инвестором и/или Подрядчиком, и/или Поставщиком заключен договор на обеспечение электронного документооборота

• Контролер Инвестора – это ответственное лицо Инвестора, назначенное для контроля документооборота по первичным учетным документам и/или документооборота по заключаемым договорам

• Исполнитель Поставщика/Подрядчика – это ответственное лицо организации, с которой Инвестором заключен договор на поставку/ строительный подряд

• Исполнитель Охранного Предприятия - это ответственное лицо организации, с которой Инвестором заключен договор на охрану строительного Объекта

• Представитель Инвестора, осуществляющий контроль качества – это уполномоченное лицо организации, с которой Инвестором заключен договор на контроль качества на строительном объекте

• Офис управления проектами – это организация, с которой Инвестором заключен договор на оказание услуг сопровождения ИСП

Вариант 1А: Поставщик и Инвестор работают в одной информационной системе

• Последовательность операций: представлена на рисунке 1

624 × 681 пикс.     Открыть в новом окне

• Требования:

1А1. С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса Спецификации к договорам поставки создаются менеджерами ИСП по следующему правилу:

1А1.1) ОДИН Договор создается на ОДИН Объект строительства (ОДИН инвестиционно-строительный проект).

1А1.2) в ОДНОЙ спецификации должны быть позиции товара, относящиеся только к ОДНОМУ Подрядчику, выполняющему работы из этих материалов.

1А1.3) ОДНА строка спецификации должна быть привязана только к ОДНОМУ проекту, пакету работ, укрупненному ресурсу из бюджета инвестиционного проекта.

1А1.4) ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ДЕЙСТВУЮЩУЮ СПЕЦИФИКАЦИЮ (кроме спецификации с видом печатной формы «Прайс») производится следующим образом: к отменяемой спецификации создается в 1С документ «Сторно спецификации» (подсистема «Управление договорами/ Документы»), который отменяет привязку спецификации к бюджету инвестиционного проекта и обнуляет остатки по спецификации (для исключения возможности будущих приходов по этой спецификации; проведенные ПУД в бухгалтерском учете до момента создания документа «Сторно спецификации» остаются связанными с отменяемой спецификацией); затем на основании документа «Сторно спецификации» создается новая спецификация, содержащая строки из отменяемой, по которым не была выполнена поставка, при необходимости строки редактируются и добавляются новые; после привязки новой спецификации к договору данная спецификация отправляется на согласование и подписание ЭЦП или нарочно и затем переводится в действующую.

1А2. При создании документа реализации/поступления в 1С с целью исключения перерасхода по бюджету проекта автоматически контролируется не превышение поставляемого количества заказанному по остаткам каждой позиции одноименного Товара/Работы/Услуги из спецификации к договору поставки.

1А3. Программно не допускается корректировка цен и номенклатуры в документах реализации/поступления, созданных на основе спецификации из договора поставки.

1А4. В цикл согласования карточки ПУД по Лотус входят: Менеджер из команды управления проектом, подписавший договор на поставку; Исполнитель Охранного Предприятия, Исполнитель Подрядчика, осуществивший приемку товаров и оборудования на строительном объекте. Срок согласования три полных (до 12:00) рабочих дня.

1А5. ПУД (ТОРГ-12) подписывают ЭЦП через карточку ПУД: Представитель Поставщика; Менеджер из команды управления проектом, подписавший договор на поставку.

1А6. ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете проводится автоматически после подписания ЭЦП ТОРГ-12 обеими сторонами.

1А7. Задание на внесение в сетку платежей дается после проведения ПУД в бухгалтерском учете.

Вариант 1Б: Поставщик и Инвестор не работают в одной информационной системе

• Последовательность операций: представлена на рисунке 2

624 × 789 пикс.     Открыть в новом окне

• Требования:

1Б1. С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса Спецификации к договорам поставки создаются менеджерами из команды управления проектом по следующим правилам:

1Б1.1) ОДИН Договор создается на ОДИН Объект строительства (ОДИН инвестиционно-строительный проект).

1Б1.2) ОДНА строка спецификации должна быть привязана только к ОДНОМУ проекту, пакету работ, укрупненному ресурсу из бюджета инвестиционного проекта.

1Б1.3) В случае выделения ТЗР – на ТЗР создается ОТДЕЛЬНАЯ спецификация к договору поставки.

1Б1.4) ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ДЕЙСТВУЮЩУЮ СПЕЦИФИКАЦИЮ (кроме спецификации с видом печатной формы «Прайс») производится следующим образом: к отменяемой спецификации создается в 1С документ «Сторно спецификации» (подсистема «Управление договорами/ Документы»), который отменяет привязку спецификации к бюджету инвестиционного проекта и обнуляет остатки по спецификации (для исключения возможности будущих приходов по этой спецификации; проведенные ПУД в бухгалтерском учете до момента создания документа «Сторно спецификации» остаются связанными с отменяемой спецификацией); затем на основании документа «Сторно спецификации» создается новая спецификация, содержащая строки из отменяемой, по которым не была выполнена поставка, при необходимости строки редактируются и добавляются новые; после привязки новой спецификации к договору данная спецификация отправляется на согласование и подписание ЭЦП или нарочно и затем переводится в действующую.

1Б2. При создании документа реализации/поступления в 1С с целью исключения перерасхода по бюджету проекта автоматически контролируется не превышение поставляемого количества заказанному по остаткам каждой позиции одноименного Товара/Работы/Услуги из спецификации к договору поставки.

1Б3. Программно не допускается корректировка цен и номенклатуры в документах реализации/поступления, созданных на основе спецификации из договора поставки.

1Б4. ПУД (ТОРГ-12) подписывает нарочно Менеджер из команды управления проектом, подписавший договор на поставку и Исполнитель Охранного Предприятия.

1Б5. Карточку ПУД создает Исполнитель Документооборота на основании поступивших ПУД от Поставщика или менеджера из команды управления проектом. Срок сдачи ПУД Исполнителю Документооборота: два рабочих дня, включая дату подписания ПУД Поставщиком.