ar-net.ru - о порядке и сроках рассмотрения обращений, установленных в Администрации Миасского городского округа, в соответствии с законодательством РФ, нормативными актами Челябинской области, Уставом Миасского городского округа;
- о должностном лице, структурном подразделении, ответственным за рассмотрение обращения.
При невозможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы, специалист, принявший телефонный звонок, переадресовывает его на другого специалиста Администрации МГО или сообщает телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Иная информация по исполнению муниципальной функции предоставляется при личном и письменном обращениях.
11. Письменные обращения принимаются специалистами Отдела в соответствии с графиком работы, указанном в п.8 настоящего Регламента.
12. На официальном сайте Администрации Миасского городского округа размещается информация:
- полное наименование и место нахождения Отдела;
- номера телефонов, по которым можно получить необходимую информацию;
- график работы;
- полный текст настоящего Административного регламента.
13. Муниципальная функция исполняется на безвозмездной основе. Какие-либо организации в исполнении муниципальной функции не участвуют.
14. Муниципальная функция исполняется постоянно, с соблюдением сроков, установленных Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
15. Муниципальная функция "Документационное обеспечение деятельности Главы Миасского городского округа, заместителей Главы Округа" включает в себя исполнение следующих административных процедур:
1) Прием и регистрация входящей документации;
2) Автоматизированный учет документации с использованием программы электронной регистрации документов DocsVision;
3) Направление на рассмотрение обращений Главе Миасского городского округа, заместителям Главы Округа;
4) Своевременное и оперативное предоставление информации заинтересованным лицам о прохождении корреспонденции;
5) Организация контроля исполнения управленческих решений, Главы Миасского городского округа и заместителей Главы Округа;
6) Регистрация исходящих писем за подписью Главы Миасского городского округа;
7) Формирование дел, учет и оперативное хранение дел Отдела.
16. Прием и регистрация входящей документации.
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты Отдела.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является поступление входящей корреспонденции адресованной Главе Миасского городского округа путем обращения лично, по почте, электронной почте или факсу;
3) Административная процедура исполняется в течение одного рабочего дня и включает в себя следующие административные действия:
- приемка корреспонденции, проверка правильности указания адресата корреспонденции и целостности упаковки, при этом:
а) поступившие в Отдел письма с личными и коллективными обращениями (жалобами) граждан передаются на регистрацию в отдел по работе с обращениями граждан Администрации МГО;
б) поступившая корреспонденция, адресованная непосредственно руководителям структурных подразделений Администрации МГО, конверты с пометкой "лично" - передаются соответствующим помощникам руководителей для ознакомления с последующей передачей по назначению. Прием и учет документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение, осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения;
в) судебные повестки, поступающие в Администрацию Миасского городского округа, принимаются и регистрируются в Правовом управлении;
г) заявления с пакетом документов о выдаче разрешения на строительство и вводе объект в эксплуатацию принимаются специалистами строительного сектора управления архитектуры и градостроительства, а заявление с визой о приеме пакета документов возвращается на регистрацию в отдел организационной и документационной работы;
д) поступившие документы с пометкой "Для служебного пользования", содержащей сведения, составляющие государственную тайну, принимаются и регистрируются в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 г. N 3-1.
Документы с пометкой "Служебное" регистрируются в общем порядке специалистами Отдела.
- вскрытие конвертов (бандеролей), за исключением имеющих пометку "лично", проверка правильности доставки и целостности вложений. При обнаружении повреждения, отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах (приложение 1). Первый экземпляр остается в Отделе, второй - приобщается к поступившему материалу, а третий - передается отправителю документов. В случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки, конверт, в котором документ, сохраняется и приобщается к документу, направляемому на рассмотрение.
- осуществление предварительного рассмотрения документов, исходя из содержания и срочности исполнения.
Срочная корреспонденция в течение 30 минут проходит процедуру регистрации и передается Помощнику Главы Округа для определения конкретных исполнителей и оперативной передачи в структурные подразделения Администрации МГО и в муниципальные учреждения Миасского городского округа.
К срочной корреспонденции относятся запросы федеральных органов власти, органов власти Челябинской области, судебных, правоохранительных органов с ограниченными по времени сроками исполнения, обращения, касающиеся проведения массовых мероприятий, и другие сообщения, требующие принятие оперативного решения.
- отслеживание поступившей электронной почты на адрес Отдела [email protected].
Корреспонденция, поступившая с пометкой "Собрание депутатов Миасского городского округа", заместителей Главы Округа, перенаправляется на соответствующий электронный адрес.
- простановка штампа установленного образца. Штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа, на котором указываются очередной порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления.
При личном обращении заинтересованного лица (по его просьбе) штамп проставляется на его копии документа, специалист расписывается, разъясняет порядок прохождения документов в Администрации МГО и сообщает контактные телефоны Отдела для получения информации по указанному документу.
4) Критериями для принятия решений при исполнении данной процедуры являются требования:
- Федерального законодательства;
- законодательства Челябинской области, нормативных правовых актов Миасского городского округа;
- Инструкции по делопроизводству в Администрации МГО.
5) Результатом исполнения Административной процедуры является подготовка входящей корреспонденции для внесения в систему электронной регистрации документов.
17. Автоматизированный учет документации с использованием системы электронной регистрации документов DocsVision.
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты Отдела.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является наличие поступившей в Отдел входящей корреспонденции прошедшей процедуру, изложенную в п.16 настоящего регламента.
3) Административная процедура исполняется в течение одного рабочего дня и включает в себя следующие административные действия:
- поступившая корреспонденция заносится в электронную базу данных DocsVision (далее по тексту - СЭД) в день ее поступления, а при поступлении после 16.00, в пятницу и предпраздничный день после 15.00 - на следующий рабочий день. Порядок действий по осуществлению регистрации в СЭД определен руководством пользователя СЭД. На каждый входящий документ заводится регистрационная карточка в электронном виде, в которой указываются следующие реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, Ф.И.О. автора обращения, наименование организации корреспондента, исходящий номер и дата отправления, краткое содержание документа,