ar-net.ru - при регистрации документа в СЭД осуществляется его проверка на повторность. Повторным считается письмо, поступившее от одного и того же автора (организации) по одному и тому же вопросу (факсом, переадресация), при этом на письме делается отметка "Повторно" и указывается входящий номер и дата первого обращения,
- осуществляется сканирование полного текста документа, с приложениями (при наличии),
- в случае получения письменного ответа на запрос ранее направленный Администрацией МГО, осуществляется поиск в СЭД данных об исполнителе запроса и к документу прикладывается листок с информацией содержащей Фамилию И.О. руководителя соответствующего подразделения Администрации МГО,
- формируется плановый отчет по объему и видам зарегистрированных документов за месяц и передается начальнику Отдела для подготовки сводного отчета о деятельности Отдела за отчетный период,
- по поручениям руководителя аппарата Администрации или начальника Отдела осуществляется поиск информации по документам.
4) Основания для приостановления Административной процедуры отсутствуют.
5) Критериями для принятия решений при осуществлении административной процедуры являются:
- Федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа;
- руководство пользователя для работы в системе электронной регистрации документов.
6) Результатом исполнения Административной процедуры является создание и своевременное пополнение информационно-поисковой системы по документам Администрации Миасского городского округа, которую используют для справочной работы и контроля исполнения документов.
18. Направление обращений на рассмотрение Главе Миасского городского округа, заместителям Главы Округа и руководителю аппарата Администрации:
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты Отдела и Помощник Главы Округа.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является наличие поступившей входящей корреспонденции прошедшей процедуру регистрации в СЭД, а также корреспонденции отнесенной к категории нерегистрируемой.
3) Административная процедура исполняется в течение одного рабочего дня и включает в себя следующие административные действия:
Специалисты Отдела помещают поступившие документы в папки с надписью "Глава Миасского городского округа" и дважды в день не позднее 12.00 и 15.30 часов передают их на рассмотрение Помощнику Главы Округа.
При рассмотрении полученных папок с документами Помощник Главы Округа:
а) по входящим документам:
- читает документ, в зависимости от содержания обращения, сортирует документы Главе Миасского городского округа, заместителям Главы Округа и руководителю аппарата Администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними, закрепленным правовыми актами Администрации МГО;
- пишет на каждом входящем документе Фамилию И.О. исполнителя (исполнителей) и резолюции, при необходимости (в зависимости от содержания документа) с указанием конкретных сроков исполнения.
б) по исходящим документам:
- просматривает документы;
- осуществляет контроль за качественным исполнением проектов документов по существу вопросов, при этом документы, оформленные с ошибками, опечатками, без соответствующих согласующих виз возвращает исполнителям на доработку с соответствующими пометками на документе;
- помещает документы, прошедшие процедуру проверки, в папки "Глава Миасского городского Округа" на рассмотрение.
Осуществляет доведение папок с формированными документами до Главы Миасского городского Округа в день получения из Отдела, при этом выделяет документы, требующие срочного исполнения и рассмотрения в первую очередь, и передает документы немедленно. Отсортированные документы для заместителей Главы Округа и руководителя аппарата Администрации передаются в течение 1 часа в Отдел для дальнейшей обработки, формирования последовательности задач, созданное на основе документа и передачи на исполнение.
В случае временного отсутствия Главы Миасского городского Округа, входящие документы с пометкой СРОЧНО в течение 30 минут копируются и передаются, (отправляются факсом и по электронной почте) для оперативного исполнения соответствующему руководителю по направлению деятельности в соответствии с распределением полномочий в Администрации МГО, при этом оригинал документа помещается в папку на рассмотрение Главе Миасского городского округа.
После рассмотрения папок с документами Главой Миасского городского округа, Помощник Главы Округа сообщает в Отдел в течение 30 минут, о готовности документов для осуществления дальнейшей обработки корреспонденции и передачи на исполнение в подразделения Администрации МГО.
4) Критериями для принятия решений при осуществлении административной процедуры являются:
- Федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа.
5) Результатом исполнения Административной процедуры является передача корреспонденции на рассмотрение Главе Миасского городского округа.
19. Своевременное и оперативное предоставление информации заинтересованным лицам о прохождении корреспонденции:
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты Отдела.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является обращение заинтересованных лиц по вопросу предоставления информации о рассмотрении направленной ими в Администрацию МГО входящей корреспонденции.
Обращения заинтересованных лиц принимаются по телефону, при личном приеме и по электронной почте.
3) Административная процедура исполняется в течение одного рабочего дня и включает в себя следующие административные действия:
- при обращении заинтересованного лица специалист уточняет данные о запрашиваемом документе (входящий номер, дату регистрации, наименование организации корреспондента, краткое содержание);
- осуществляет поиск информации по запрашиваемому документу в СЭД;
- по результатам поиска предоставляет заявителю сведения об этапе, итоге рассмотрения обращения, резолюцию должностного лица, Ф.И.О. специалиста, ответственного за подготовку ответа на обращение и контактный телефон в устной форме по телефону или лично, в рамках компетенции Отдела.
4) Критериями для принятия решений при осуществлении Административной процедуры являются:
- Федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа.
20. Организация контроля исполнения управленческих решений, Главы Миасского городского округа и должностных лиц Администрации МГО:
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты Отдела.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является поступление в Отдел корреспонденции, сформированной Помощником Главы Округа и документов расписанные Главой Миасского городского округа с резолюциями, при необходимости содержащими конкретные контрольные сроки исполнения документов.
3) Административная процедура исполняется в течение одного рабочего дня и включает в себя следующие административные действия:
- автоматизированный учет документации с использованием программы Электронной регистрации, формирование последовательности Задач, созданное на основе документа, внесение содержания резолюции и конкретный контрольный срок исполнения документа в регистрационную карточку каждого документа в СЭД;
- осуществление рассылки (направление документов) исполнителям, в соответствии с резолюциями в электронном виде по СЭД;
- в бумажном виде документ направляется только исполнителю. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то в бумажном виде документ направляется лицу, указанному первым в резолюции, остальные получают документ в электронном виде;
- ежедневная распечатка отчетов и подшивка в папки, по видам документов, с целью документирования процедур получения документов, ответственными за делопроизводство в соответствующих подразделениях Администрации МГО.