ar-net.ru резервные номера.
Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих организаций, документация своего руководства.
Так, сначала в номенклатуре указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства.
Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "разные материалы", "общая переписка" и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" ("ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".
Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
автор документа (название организации, структурного подразделения);
корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);
вопрос или краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на то, что документ представлен копией.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
"Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".
При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например:
"Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".
Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
"Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)".
Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например:
"Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".
Для внутренних документов используется краткое название организации (структурного подразделения) или приводится общее видовое название:
"Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:
"Переписка с Росархивом о...";
"Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве".
Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:
"Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров".
Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:
"Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства".
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2004 год".
В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:
"Бизнес-планы на январь-декабрь 2004 года";
"Сводный баланс доходов и расходов за II квартал 2004 года".
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):
"Личные карточки (форма Т-2)".
В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:
"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга. Копии".
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Третья графа "Количество единиц хранения" заполняется в конце календарного года.
В четвертой графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000.
На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии.
Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению N 14 к Инструкции.
7.2. Формирование дел
Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.