ar-net.ru Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертной проверочно-методической комиссии соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга (далее - ЭПМК) (по принадлежности исполнительного органа).
После утверждения годового раздела ЭПМК опись утверждается руководителем исполнительного органа, затем первый экземпляр описи передается в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга, а остальные экземпляры остаются в исполнительном органе.
Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом Санкт-Петербурга.
Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.
Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению N 19 к Инструкции.
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела исполнительного органа.
Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается.
В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.
7.8.2. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения
В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях исполнительных органов.
Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению N 20 к Инструкции.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах.
7.8.3. Опись дел по личному составу
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению N 21 к Инструкции. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Вышеперечисленные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга на согласование через два года после увольнения государственных служащих.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК он подлежит согласованию с ЭПМК, а затем утверждается руководителем исполнительного органа.
7.8.4. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
При обнаружении утраты дел в делопроизводстве структурным подразделением исполнительного органа организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт утверждается руководителем исполнительного органа, оформляется согласно приложению N 22 к Инструкции и составляется в четырех экземплярах.
После составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу производится отбор документов для уничтожения.
7.8.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях исполнительных органов до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с ЭК, утверждается руководителем исполнительного органа или уполномоченным им должностным лицом согласно приложению N 23 к Инструкции.
Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года.
7.9. Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации
7.9.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов исполнительных органов при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации исполнительных органов.
7.9.2. Передача документов ликвидируемых исполнительных органов осуществляется ликвидационной комиссией.
В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель соответствующего государственного архива Санкт-Петербурга.
7.9.3. При ликвидации исполнительного органа:
документы постоянного срока хранения, относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны быть переданы в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга;
документы по личному составу должны быть переданы в государственное учреждение "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга";
документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив Санкт-Петербурга по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленного ликвидационной комиссией;
документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации исполнительного органа, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.
7.9.4. При реорганизации исполнительных органов документы передаются вновь возникшим исполнительным органам в соответствии с их компетенцией.
7.9.5. Перед передачей документов исполнительных органов в случае ликвидации или реорганизации исполнительных органов проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении исполнительного органа.