ar-net.ru| РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ Дата введения в действие: «11» февраля 2013 г.С изменениями №1 от "29" апреля 2013 г. |
Документ разработан в соответствии с требованиями СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов
1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Данный Стандарт организации (далее – СТО) устанавливает порядок формирования и ведения базы данных по кадрам, включая документирование трудовых отношений в определенных трудовым законодательством случаях, в том числе с использованием квалифицированной электронной подписи.
1.2. Требования данного СТО распространяются и обязательны для исполнения сотрудниками организации, оказывающей услуги по формированию и ведению базы данных по кадрам (далее – специалист ОФБДК), руководителями и ответственными лицами организаций-Заказчиков, штатными и трудоустраиваемыми сотрудниками организации, оказывающей услуги по формированию и ведению базы данных по кадрам, и организаций-Заказчиков.
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:
Трудовой кодекс Российской Федерации.
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
Федеральный закон "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011;
Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках».
Постановление Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении положения о воинском учете».
Постановление Правительства РФ от 14.11.2002 г. № 823 «О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Приказ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Постановление от 17 ноября 2007 г. N 781 «Об утверждении положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
Приказ от 13 февраля 2008 года № 55-86-20 «Об утверждении порядка проведения классификации информационных систем персональных данных»;
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования;
СТО СМК 70.22.11 "Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов".
СТО СМК 82.19.13 Электронная цифровая подпись. Требования к работе Удостоверяющего центра.
СТД СМК 008-2012 Трудовой договор.
2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
3.1. Термины и определения:
3.1.1. Документирование - Запись необходимой информации по установленным правилам и формам.
3.1.2. Кадровое делопроизводство - Деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами.
3.1.3. Обработка персональных данных - Действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
3.1.4. Перевод - Постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
3.1.5. Перемещение - Передвижение работника у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
3.1.6. Персональные данные - Любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.
3.1.7. Электронная подпись - Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
3.1.8. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - ЭП) - электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011.
3.1.9. Удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной подписи" № 63 от 06.04.2011 г.
3.1.10. Трудовой договор - Соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
3.1.11. Трудовые отношения - отношения, возникающие между работником и работодателем на основании трудового договора.
3.1.12. Нетрудовые отношения – отношения, возникающие между организацией – Заказчиком и ИП, физическими лицами, оказывающими услуги по гражданско-правовому договору (подряду), практикантами, стажерами.
3.1.13. Кадровые документы - документы по учету личного состава работников (приказы, решения, заявления, справки, отчеты, графики и др.) и документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются - положения, инструкции, постановления и др.);
3.1.14. Сотрудник (наемный работник) - лицо, работающее по трудовому договору и подчиняющееся внутреннему трудовому распорядку и иным локальным актам, регламентирующим трудовые отношения с Работодателем.
3.1.15. Трудоустраиваемый сотрудник - Физическое лицо, с которым у Работодателя (Заказчика) заключается трудовой договор.
3.1.16. Физлицо – физическое лицо, с которым у организации – Заказчика возникают нетрудовые отношения, персональные данные которого ОФБДК вносит в ИС.
3.1.17. Работодатель - сторона трудового договора, юридическое или физическое лицо, нанявшее на работу хотя бы одного наемного работника.
3.1.18. Заказчик - Организация (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо), состоящая в договорных отношениях с исполнителем и являющаяся заказчиком его услуг.
3.2. Сокращения:
ГОСТ – государственный стандарт;
ГОСТ Р – национальный стандарт;