Действие 1: Отражение фактических расходов по статьям индивидуального бюджета по поставленным материалам стр. 3

3А7. Задание на внесение в сетку платежей дается после проведения ПУД в бухгалтерском учете.

Вариант 3Б: Поставщик и Инвестор не работают в одной информационной системе

• Последовательность операций: представлена на рисунке 6

• Требования:

3А1. С целью исключения ручного ввода данных по фактическим затратам на инвестиционный проект и автоматизации этого процесса Спецификации к договорам поставки машин и механизмов/ оказания услуг создаются менеджерами из команды управления проектом по следующим правилам:

3А1.1) ОДНА строка спецификации должна быть привязана только к ОДНОМУ проекту, пакету работ, укрупненному ресурсу из бюджета инвестиционного проекта.

3А1.2) Спецификации с видом печатной формы «ПРАЙС» также должны быть привязаны к проекту, пакету работ, укрупненному ресурсу из бюджета инвестиционного проекта. В этом случае количество спецификаций должно соответствовать количеству инвестиционно-строительных проектов для договоров оказания консалтинговых и прочих услуг. Для договоров поставки машин/механизмов спецификации с видом печатной формы «Прайс» допускаются только для дублирующих позиций машин/механизмов.

3А1.3) ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ДЕЙСТВУЮЩУЮ СПЕЦИФИКАЦИЮ (кроме спецификации с видом печатной формы «Прайс») производится следующим образом: к отменяемой спецификации создается в 1С документ «Сторно спецификации» (подсистема «Управление договорами/ Документы»), который отменяет привязку спецификации к бюджету инвестиционного проекта и обнуляет остатки по спецификации (для исключения возможности будущих приходов по этой спецификации; проведенные ПУД в бухгалтерском учете до момента создания документа «Сторно спецификации» остаются связанными с отменяемой спецификацией); затем на основании документа «Сторно спецификации» создается новая спецификация, содержащая строки из отменяемой, по которым не была выполнена поставка/работа, при необходимости строки редактируются и добавляются новые; после привязки новой спецификации к договору данная спецификация отправляется на согласование и подписание ЭЦП или нарочно и затем переводится в действующую.

3Б2. При создании документа реализации/поступления в 1С с целью исключения перерасхода по бюджету проекта автоматически контролируется не превышение поставляемого количества заказанному по остаткам каждой позиции одноименного Товара/Работы/Услуги из спецификации к договору поставки/оказания услуг (для спецификаций с видом печатной формы «Прайс» автоматический контроль на превышение не производится).

3Б3. Программно не допускается корректировка цен и номенклатуры в документах реализации/поступления, созданных на основе спецификации из договора поставки/оказания услуг

3Б4. Карточку ПУД создает Исполнитель Документооборота на основании предоставленных Поставщиком или Менеджером из команды управления проектом ПУД. Срок сдачи ПУД Исполнителю Документооборота: два рабочих дня, включая дату подписания ПУД Поставщиком.

3Б5. В цикл согласования карточки ПУД входят: Управляющий проектом; Менеджер из команды управления проектом, подписавший договор; Контролер Инвестора , осуществляющий контроль содержания ПУД, из списка контактных лиц. При этом новые документы добавляются и исправления вносятся в ту же карточку ПУД. Срок согласования три полных (до 12:00) рабочих дня.

3Б6. ПУД (поступление на Инвестора) создает (записывает) в 1С Менеджер из команды управления проектом, подписавший договор на поставку. Номер и дата созданного документа в 1С указывается им в карточке договора. Срок для создания документа в 1С – два рабочих дня от даты подписания ПУД Поставщиком.

3Б7. Указание на проведение ПУД в 1С в бухгалтерском учете дает Контролер Инвестора , осуществляющий контроль документооборота по заключаемым договорам, на Исполнителя Документооборота в карточке ПУД.

3Б8. ПУД (поступление на Инвестора) в бухгалтерском учете проводит в 1С Исполнитель Бухгалтерии только на основании действующей спецификации к действующему договору в сроки, установленные по договору оказания услуг Инвестору.

3Б9. Задание на внесение в сетку платежей дается после проведения ПУД в бухгалтерском учете.

Действие 4: Контроль достоверности данных по фактическим расходам в индивидуальном бюджете инвестиционно-строительного проекта на сайте ИСП

• Последовательность операций:

4.1. Экономист офиса управления проектами из списка контактных лиц ежемесячно после 15 числа текущего месяца запускает сверочный отчет в 1С «Проверочный отчет по отражению факта доходов и расходов на портале» (подсистема «Услуги организаций/ Отчеты») по организациям Инвестора за прошедший отчетный месяц.

4.2. На основании информации из данного отчета о документах поступлений, не отраженных на сайте ИСП, Экономист офиса управления проектами производит анализ причин не отражения данных.

4.3. В том случае, когда причины не носят систематический характер, Экономист офиса управления проектами производит ручное отражения факта на сайте ИСП до 20 числа текущего месяца за прошедший месяц.

4.4. В том случае, когда причины носят систематический характер, Экономист офиса управления проектами направляет в формате файла EXCEL на Ведущего методолога офиса управления проектами из списка контактных лиц до 20 числа текущего месяца за прошедший месяц перечень не отраженных на сайте ИСП документов поступлений с указанием установленных причин.

4.5. Для целей контроля корректности данных на сайте ИСП Экономист офиса управления проектами ежемесячно 20 числа текущего месяца в 8.00 запускает OLAP-куб на сайте ИСП по организациям Инвестора за прошедший отчетный месяц. В случае расхождения данных между OLAP-кубом и отчетом в 1С «Проверочный отчет по отражению факта доходов и расходов на портале» Экономист офиса управления проектами информирует о месяце таких расхождений Ведущего методолога офиса управления проектами.

4.6. 27 числа текущего месяца Экономист офиса управления проектами повторно запускает OLAP-куб на сайте ИСП и сверочный отчет в 1С «Проверочный отчет по отражению факта доходов и расходов на портале» (подсистема: «Услуги организаций/ Отчеты») по организациям Инвестора за прошедший отчетный месяц и затем по документам поступлений, не отраженным на сайте ИСП, производит ручное отражения факта на сайте ИСП.

• Требования:

4.7. 95% соответствия данных в OLAP-кубе данным по Инвесторам, отраженным в бухгалтерском учете в 1С за текущий месяц.

4.8. 99% соответствия данных в OLAP-кубе данным по Инвесторам, отраженным в бухгалтерском учете в 1С за прошедший месяц

4.9. 100% соответствия данных в OLAP-кубе данным по Инвесторам, отраженным в бухгалтерском учете в 1С за предыдущие кварталы от даты старта проекта до его завершения (перевода статуса бюджета индивидуального инвестиционного проекта в «Не действующий»).

4.10. Один раз в квартал до 27 числа текущего месяца за прошедший квартал Экономист офиса управления проектами запускает в 1С отчет «Проверочный отчет по сопоставлению КПЕС» (подсистема: «Услуги организаций/ Отчеты»). Для кодов Товаров/Работ/Услуг, не сопоставленных КПЕС укрупненного ресурса и имеющим вес в бюджете проекта более 0,5%, Экономист офиса управления проектами принимает решение о заведении и заводит соответствующий (шестиразрядный или четырехразрядный) укрупненный ресурс во всех типовых бюджетах на сайте ИСП. Пятиразрядный, Трехразрядный, Двухразрядный код укрупненного ресурса не допускается.

Действие 5: Порядок сторнирования и внесения изменений в данные по фактическим расходам в индивидуальном бюджете ИСП на сайте ИСП

• Последовательность операций:

5.1. Основанием для внесения изменений в комплект отчетных документов (например, изменение инвестиционного-строительного проекта для учета расходов, корректировка количества, наименования) является Письмо на Ответственного Исполнителя Бухгалтерии за подписью Менеджера из команды управления проектом, подписавшего договор на поставку/ подряд.

5.2. Основанием для сторнирования хозяйственных операций (например, возврат бракованного товара, возврат излишков, возвратной тары) является Письмо/ Претензионное письмо на Поставщика за подписью Менеджера из команды управления проектом, подписавшего договор на поставку, с копией на Ответственного Исполнителя Бухгалтерии.

• Требования:

5.3. При сторнировании хозяйственных операций остатки по спецификации, остатки по данным сайта ИСП, фактические расходы, отраженные на сайте ИСП, корректируются по данным сторнированной операции.

5.4. Внесение изменений и сторнирование хозяйственных операций (в том числе при оформлении возврата излишков и возвратной тары) выполняет в информационной системе Исполнитель Бухгалтерии на основании документов по п.5.1, 5.2.