ar-net.ru использование адресно-справочной информации в целях выявления лиц, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда или уклоняющихся от уголовного наказания, без вести пропавших и иных категорий разыскиваемых лиц, и предоставление адресно-справочной информации субъектам правоотношений.
Формирование адресно-справочной информации
34. Формирование адресно-справочной информации представляет собой процесс сбора, учета, систематизации, накопления и актуализации адресно-справочной информации на бумажных носителях и в электронном виде.
35. Началом административной процедуры формирования адресно-справочной информации является:
35.1. Поступление в подразделение АСР адресного листка прибытия или анкеты в электронном виде и (или) на бумажном носителе из структурного подразделения территориального органа ФМС России при регистрации гражданина по месту жительства или по месту пребывания.
35.2. Поступление в подразделение АСР адресного листка убытия в электронном виде и (или) на бумажном носителе из структурного подразделения территориального органа ФМС России при снятии гражданина с регистрационного учета по месту жительства или по месту пребывания.
35.3. Поступление в подразделение АСР из структурного подразделения территориального органа ФМС России адресного листка прибытия на гражданина, получившего или заменившего документ, удостоверяющий личность.
35.4. Поступление в подразделение АСР адресного листка прибытия в электронном виде и (или) на бумажном носителе из структурного подразделения территориального органа ФМС России в связи с изменением административно-территориального деления, наименования населенного пункта, улицы, номера дома, квартиры и в иных предусмотренных нормативными правовыми актами случаях.
36. Ответственность за достоверность внесенных в адресный листок и анкету сведений возлагается на лицо, его составившее.
37. Адресные листки и анкеты, направляемые из структурных подразделений территориальных органов ФМС России в подразделения АСР в электронном виде и на бумажном носителе, количественно учитываются в сопроводительном листе по форме N 5А (приложение N 5 к Регламенту) и группируются при рассылке в зависимости от вида документа в алфавитном порядке раздельно внутри каждой группы.
38. Поступившие адресные листки прибытия, адресные листки убытия, анкеты и электронные файлы учитываются подразделениями АСР в день поступления. При этом сопроводительный лист по форме N 5А (приложение N 5 к Регламенту) регистрируется в книге учета поступления адресных листков, анкет по форме N 2А (приложение N 2 к Регламенту).
Каждому входящему сопроводительному листу присваивается порядковый номер, соответствующий номеру, указываемому в столбце N 1 книги учета поступления адресных листков, анкет по форме N 2А (приложение N 2 к Регламенту), который проставляется в левом верхнем углу сопроводительного листа.
Максимальный срок выполнения действия по регистрации одного входящего сопроводительного листа составляет 2 минуты.
Поступление электронных файлов учитывается в информационной системе адресно-справочной информации путем регистрации факта поступления (журналируется).
39. После регистрации сопроводительного листа сотрудник подразделения АСР в тот же день сверяет количество прилагаемых к нему адресных листков, анкет, проверяет полноту и читаемость внесенных в них сведений, а также поступление учетных сведений в электронном виде.
Максимальный срок действия - 1 минута на один адресный листок, анкету.
40. После проверки качества заполнения адресных листков, анкет сотрудник подразделения АСР осуществляет их подбор и размещение в АСУ по алфавиту в соответствии с порядком размещения адресных листков (приложение N 16 к Регламенту).
Максимальный срок действия по размещению одного входящего документа в АСУ - 4 минуты.
41. В случае, если в поступивших адресных листках, анкетах, электронных файлах допущены грамматические ошибки, неразборчиво произведены записи, не заполнены отдельные реквизиты, имеются расхождения в учетных сведениях, руководитель подразделения АСР либо лицо, его замещающее, принимает решение о направлении в день выявления указанных недостатков в структурное подразделение территориального органа ФМС России, откуда поступили указанные документы, копии электронного файла и оригинала адресного листка, анкеты для уточнения и исправления ошибок.
При этом в поступивший и помещенный в действующую автоматизированную систему АСУ электронный файл вносится исходящий номер направленной для уточнения и исправления копии электронного файла.
Копия адресного листка после проставления в ее левом нижнем углу регистрационного номера, соответствующего порядковому номеру, проставленному в графе N 1 журнала формы N 3А (приложение N 3 к Регламенту), до представления скорректированных (исправленных) оригиналов размещаются в АСУ. При направлении оригинала адресного листка, анкеты графы, подлежащие уточнению (корректировке), помечаются карандашом.
Максимальный срок направления адресного листка, анкеты для исправления - один рабочий день, следующий за днем их поступления.
42. При поступлении в подразделение АСР адресного листка прибытия на бумажном носителе или в электронном файле, оформленного при регистрации гражданина, если в пункте 11 (реквизит "откуда прибыл") поступившего адресного листка указан населенный пункт, входящий в обслуживаемую данным подразделением АСР территорию, а сведения на него в АСУ отсутствуют, но срок хранения адресно-справочной информации не истек, начальник подразделения АСР принимает решение о направлении в день выявления указанного факта в структурное подразделение территориального органа ФМС России, где была оформлена регистрация, электронного (письменного в случае отсутствия автоматизированных учетов и телекоммуникаций) сообщения произвольной формы для выяснения причин отсутствия адресно-справочной информации и организует контроль за поступлением недостающей информации.
При этом сотрудник подразделения АСР в левом верхнем углу адресного листка прибытия производит отметку "нет л/п/у"*(28).
Адресный листок прибытия на бумажном носителе и в электронном виде до поступления соответствующей информации (результата проверки, адресного листка убытия либо откорректированного адресного листка прибытия) размещается в АСУ с проставлением исходящего номера направленного в структурное подразделение территориального органа ФМС России электронного (письменного) сообщения.
Направленное сообщение и поступившая информация (результат проверки либо адресный листок) учитываются в журнале по форме N 3 (приложение N 3 к Регламенту).
43. При поступлении адресного листка прибытия, составленного в связи с изменением названия населенного пункта, улицы, номера дома, квартиры и иных предусмотренных нормативными правовыми актами случаях, а также выдачей или заменой документа, удостоверяющего личность, этот адресный листок размещается в АСУ с одновременным изъятием имеющегося адресного листка, который уничтожается в срок, не превышающий десяти рабочих дней.
44. В случае, если по основаниям, предусмотренным пунктами 41, 42 Регламента, информация из структурного подразделения территориального органа ФМС России не поступила в течение 30 дней, сотрудник подразделения АСР, осуществляющий контроль за ее поступлением, докладывает об этом своему начальнику, который сообщает об указанном факте в подразделение территориального органа ФМС России, уполномоченное на осуществление контроля в данной сфере деятельности, для организации проверки в отношении бездействия должностных лиц структурного подразделения территориального органа ФМС России.
45. Если при размещении адресных листков прибытия на лиц, зарегистрированных по месту пребывания, в АСУ будут обнаружены адресные листки прибытия на этих же лиц, составленные в связи с регистрацией по месту пребывания по другому адресу, оба адресных листка скрепляются и размещаются в АСУ. При этом срок хранения их определяется большим установленным для одного из адресных листков сроком.
Максимальный срок выполнения данного действия - 3 минуты.
46. В подразделениях АСР, использующих при формировании адресно-справочной информации автоматизированные информационные системы, адресно-справочная информация передается с применением средств связи и телекоммуникационных систем, отвечающих установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации требованиям конфиденциальности.
Хранение адресно-справочной информации
47. Началом административной процедуры хранения адресно-справочной информации на бумажном носителе является регистрация сопроводительного листа по форме N 5А (приложение N 5 к Регламенту) в книге учета поступления адресных листков, анкет по форме N 2А (приложение N 2 к Регламенту).
Началом административной процедуры хранения адресно-справочной информации в электронном виде является регистрация в информационной системе адресно-справочной информации факта ее внесения в АСУ.
48. Адресный листок прибытия, составленный при регистрации по месту жительства, хранится в АСУ до поступления адресного листка убытия или нового адресного листка прибытия, составленного на это же лицо в связи с выдачей или заменой документа, удостоверяющего личность, изменением административно-территориального деления, наименования населенного пункта, улицы, номера дома, квартиры и иных предусмотренных нормативными правовыми актами случаях.
Адресный листок прибытия в электронном виде, составленный по основаниям, указанным в абзаце первом настоящего пункта, после поступления нового адресного листка прибытия или адресного листка убытия на это же лицо перемещается в АСУ, содержащие архивную адресно-справочную информацию, и хранится в течение 25 лет.
49. Адресный листок прибытия, составленный на лицо, зарегистрированное по месту пребывания, хранится в АСУ в течение 1 года после истечения срока регистрации гражданина либо до поступления адресного листка убытия в случае снятия с регистрационного учета до истечения срока регистрации по месту пребывания, после чего уничтожается.
Адресный листок прибытия в электронном виде, составленный по основаниям, указанным в абзаце первом настоящего пункта, после поступления адресного листка убытия на это же лицо либо после истечения срока регистрации гражданина перемещается в АСУ, содержащие архивную адресно-справочную информацию, где хранится в течение 25 лет.
50. Адресный листок прибытия, составленный в связи с изменением административно-территориального деления, наименования населенного пункта, улицы, номера дома, квартиры хранится в порядке и срок, установленные пунктом 48 Регламента.
51. Адресный листок прибытия, составленный при выдаче, замене документа, удостоверяющего личность, хранится в порядке и срок, установленные пунктами 48 и 49 Регламента.
52. Адресный листок убытия, составленный на лицо, снятое с регистрационного учета по месту жительства, хранится в АСУ в течение 10 лет после оформления снятия с регистрационного учета либо уничтожается после поступления листка прибытия на это же лицо.
53. Адресный листок убытия в электронном виде, составленный по основаниям, указанным в пункте 52 Регламента, а также после поступления нового адресного листка прибытия или адресного листка убытия на это же лицо хранится в АСУ в течение 25 лет, после чего перемещается в АСУ, содержащие архивную адресно-справочную информацию.
54. Адресный листок убытия, составленный в связи с изменением данных гражданина (фамилия, имя, отчество и др.), хранится в АСУ в течение 25 лет.
Адресный листок убытия в электронном виде, составленный по основаниям, указанным в абзаце первом настоящего пункта, хранится в АСУ в виде архивной адресно-справочной информации в течение 50 лет.
55. При обращении к архивной адресно-справочной информации автоматизированная информационная система сообщает пользователю о принадлежности ее к архивному виду.
56. Согласие субъекта адресно-справочной информации, выраженное в письменной форме на предоставление адресно-справочной информации в отношении него хранится вместе с адресным листком, анкетой в течение одного года со дня окончания срока предоставления, установленного субъектом адресно-справочной информации.
Использование и предоставление адресно-справочной информации
57. Началом административной процедуры использования и предоставления адресно-справочной информации является регистрация поступивших обращений (письменных, электронных запросов, заявлений субъектов правоотношений, телефонных запросов полномочных органов) о предоставлении адресно-справочной информации, а также регистрации иных предусмотренных для этой процедуры документов.
58. Предоставление адресно-справочной информации полномочным органам осуществляется на основании письменных (электронных) запросов, а также на основании устных запросов с использованием имеющихся средств связи в течение сеанса связи.
В этих целях, в соответствии с заключаемыми с ними соглашениями и с учетом требований секретного делопроизводства в установленном порядке направляется перечень паролей, содержащих буквенные, цифровые либо смешанные символы. Пароли на право получения адресно-справочной информации составляются начальником подразделения АСР и утверждаются начальником территориального органа ФМС России. Пароли могут устанавливаться на каждые сутки либо на более длительный срок, но не более 3 суток.