b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;
d) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;
e) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
f) интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности.
Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность.
Документы позволяют организациям:
- осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
- предоставлять информацию последовательно и объективно;
- обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
- обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
- повышать эффективность деятельности всей организации;
- обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
- соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
- обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
- защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
- обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
- предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
- обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
- поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.
5 Нормативная среда
Всем организациям необходимо идентифицировать нормативную среду, регулирующую их деятельность и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать требования нормативной среды. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия нормативной среде.
Нормативная среда включает в себя:
a) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации;
b) стандарты, относящиеся к практической деятельности;
c) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;
d) добровольно применяемые этические кодексы и нормы;
e) идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватного поведения в специфической отрасли или организации.
Тип организации и отрасли, к которой она принадлежит, определяют, какие из этих элементов нормативной среды (по отдельности или вместе) в наибольшей степени применимы при управлении документами в конкретной организации.
6 Политика управления документами и ответственность
6.1 Общие положения
Организация, стремящаяся к соблюдению требований настоящего стандарта, должна принимать, документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности.
6.2 Принципы политики
Организации должны определять и документально фиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержка системы управления аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение установленного (необходимого) периода времени. Организации должны обеспечивать информирование о проводимой политике и ее применение на всех организационных уровнях.
Принципы политики должны быть приняты и одобрены на высшем уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Также следует распределять ответственность за ее соблюдение.
Принципы политики следует разрабатывать на основе анализа деловой деятельности. Она должна определять, в каких областях в наибольшей степени применяют те или иные нормативные акты (законы, нормативные акты, стандарты, практические рекомендации), регламентирующие создание документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать свою организационную среду, а также экономические аспекты. Принципы политики следует регулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечивать отражение ею текущих потребностей деловой деятельности.
6.3 Ответственность
Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации. Назначение ответственных лиц должно быть регламентировано распорядительным документом.
Ответственность в области управления документами должна включать в себя следующие положения:
a) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности;
b) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами во всей организации;
c) администраторы системы управления документами отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала организации;
d) все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.
В процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами должны принимать участие архивные органы.
7 Требования к управлению документами
7.1 Принципы разработки программ управления документами
Документы создаются, поступают и используются в процессе осуществления деловой деятельности. Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Для этого организации должны принимать и выполнять комплексную программу управления документами, включающую в себя:
a) перечни документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы;
b) решения, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;
c) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;