ar-net.ru d) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, а также срокам хранения документов;
e) решение, как организовывать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;
f) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;
g) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;
h) соответствие правовым требованиям, нормативной среде, стандартам и политике организации;
i) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;
j) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока;
k) определение и оценку возможностей повышения эффективности и результативности организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.
Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему управления документами должны быть внедрены в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий.
Долгосрочное планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости.
7.2 Характеристики документа
7.2.1 Общие положения
Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности.
Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом:
a) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;
b) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники),
c) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.
Принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих характеристиками, указанными в 7.2.2-7.2.5.
7.2.2 Аутентичность
Документ является аутентичным, если он:
a) соответствует установленным правилам;
b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.
Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).
7.2.3 Достоверность
Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.
7.2.4 Целостность
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.
7.2.5 Пригодность для использования
Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены.
8 Проектирование и внедрение системы управления документами
8.1 Общие положения
Стратегия управления документами основывается на разработке и внедрении в практику работы принципов политики, процедур и правил документирования, а также на проектировании и внедрении систем управления документами, соответствующих текущим потребностям организации и нормативной среде.
Принятая организацией стратегия управления документами собственной деловой деятельности должна определять, какие документы, когда, как и где следует включать в систему управления документами.
Стратегия внедрения соответствующей системы управления документами может включать в себя:
a) проектирование системы управления документами;
b) документирование процессов функционирования системы управления документами;
c) подготовку сотрудников, работающих с документами;
d) конвертирование документов в новую систему управления документами и новые форматы;
e) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;
f) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия нормативной среде).
Стратегия управления документами должна быть документально зафиксирована в соответствующем плане, например в стратегическом плане по управлению информацией, который должен входить в состав планово-финансовой документации организации.
Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами.
8.2 Характеристики систем управления документами
8.2.1 Введение
Системы управления документами должны поддерживать документы, обладающие характеристиками, указанными в 7.2, а сами системы управления должны обладать характеристиками, установленными в 8.2.2-8.2.6.
8.2.2 Надежность
Любая система, используемая для управления документами, должна быть способной длительно и эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
Система управления документами должна: