ar-net.ru При включении документа в электронную систему управления документами ему могут быть присвоены метаданные, включенные, присоединенные или связанные с ним независимо от его формата. Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое время, а также для показа его связей с другими документами.
Методы, обеспечивающие включение документа в систему управления документами, могут включать в себя:
a) классификацию и индексирование, которые позволяют соответствующим образом создавать ссылки, проводить группировку, присваивать имена, защищать конфиденциальность, обеспечивать доступ для пользователей, а также проводить поиск, отбор и идентификацию необходимых (востребованных) документов;
b) расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и электронных директорий), упрощающей последующее использование документов и справочную работу;
c) регистрацию, которая обеспечивает доказательство существования документов в системе управления документами;
d) системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности:
1) создают метаданные, описывающие контекст;
2) обеспечивают доказательство местоположения документа;
3) идентифицируют, какие действия подлежали исполнению, но не выполнены;
4) идентифицируют, кто имел доступ к документу;
5) идентифицируют, когда такой доступ имел место;
6) обеспечивают свидетельства об операциях, произведенных с документом.
9.4 Регистрация
В системе управления документами, осуществляющей процессы регистрации:
a) документ регистрируют при включении его в систему управления документами;
b) до завершения регистрации документа не допускается предпринимать какие-либо действия, влияющие на него.
Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением - упрощение поиска документа. Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами. Регистрация формализует включение документа в систему управления документами.
Документы могут быть зарегистрированы в системе управления документами как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде системы управления документами могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.
9.5 Классификация
9.5.1 Классификация деловой деятельности
Классификация деловой деятельности является мощным инструментом, помогающим ведению деловой деятельности, и применяется во многих процессах по управлению документами, включая в себя:
a) установление связей между отдельными документами для обеспечения непрерывного документирования деятельности;
b) согласованное присвоение имен документам в течение длительного времени;
c) оказание помощи при поиске всех документов, относящихся к определенной функции или виду деловой деятельности;
d) определение подходящей для различных групп документов защиты конфиденциальности, а также разграничение доступа;
e) разграничение прав пользователей на доступ или на проведение действий с определенными группами документов;
f) распределение ответственности по управлению определенными группами документов;
g) распределение документов по отдельным процедурам в рамках деловой деятельности;
h) определение соответствующих сроков хранения и действий по отбору документов на хранение или уничтожение.
9.5.2 Классификационные системы
Классификационные системы отражают деятельность организации, в которой они созданы, и обычно базируются на анализе деловой деятельности организации. Классификационные системы могут использоваться для поддержки различных процессов управления документами. Организациям необходимо определять степень классификационного контроля, необходимого для целей их деловой деятельности.
9.5.3 Словари используемых терминов
Классификационные системы и указатели могут быть дополнены словарями используемых терминов, разъясняющими специфические для организации термины и их использование.
9.5.4 Индексирование
Индексирование можно проводить "вручную" или автоматически и охватывать элементы, в разной степени объединенные в системе управления документами.
9.5.5 Назначение индексов и кодов
При ссылках на документы обычно используют более краткие формы, чем заголовки (как правило, индексы, номера и коды), которые позволяют идентифицировать документы.
Индексация позволяет устанавливать местоположение документа, поскольку его индекс, номер или код указывают "адрес" определенного документа, по которому документ может быть найден в системе управления документами.
9.6 Хранение и обращение с документами
Документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. 8.2). Меры, обеспечивающие хранение, обращение и использование документов, следует принимать на протяжении всего периода их жизненного цикла.
Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства. Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания с тем, чтобы сохранять их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.
Организации должны разрабатывать и применять инструкции по конвертированию и миграции документов из одной системы управления документами в другую.
Электронные системы управления документами должны быть спроектированы так, чтобы документы оставались доступными, аутентичными, достоверными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе на протяжении всего периода их хранения и использования. Изменения в электронной системе управления документами могут включать миграцию, конвертирование, воспроизведение в других форматах или любые другие будущие способы воспроизведения документов. Если такие процессы происходят, следует сохранять свидетельство произведенных изменений, а также подробное описание любых изменений форм и форматов документов.
9.7 Доступ
Организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам.
Нормативная среда, в которой функционирует организация, устанавливает основные нормы обеспечения прав, условий и ограничений доступа, которые должны учитываться при работе с системой управления документами. Такие сферы деятельности, как конфиденциальность, безопасность, свобода информации и архивы, регулируются специальным законодательством. Документы могут содержать персональную, коммерческую или служебную информацию. В таких случаях доступ к документам или информации о них следует ограничивать.
Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность или нормативная среда. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене.
Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.
Управление процессом доступа предусматривает, что:
а) документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;