ar-net.ru В целях совершенствования организации работы и обеспечения функционирования единой системы делопроизводства в центральном аппарате Федерального агентства по рыболовству приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие Временный регламент ведения делопроизводства в аппарате Федерального агентства по рыболовству.
2. Руководителям структурных подразделений Росрыболовства организовать изучение Временного регламента сотрудниками Агентства и обеспечить контроль за выполнением его требований.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Управление административной и кадровой работы (В.П. Океанова).
| Руководитель Агентства | С.В. Ильясов |
Временный регламент ведения делопроизводства в аппарате Федерального агентства по рыболовству (утв. приказом Федерального агентства по рыболовству от 14 декабря 2004 г. N 155)
1. Общие положения
1.1. Временный регламент ведения делопроизводства в аппарате Федерального агентства по рыболовству (далее - "Временный регламент") разработан в соответствии с действующим законодательством, с учетом рекомендаций Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, М. 1992, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), Государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Постановления Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
1.2. Временный регламент является правовым актом, устанавливающим порядок документационного обеспечения центрального аппарата Федерального агентства по рыболовству (далее - "Агентство"), в ходе осуществления им управленческих функций, с целью формирования официально-делового стиля при работе с документами.
1.3. Правила ведения делопроизводства, установленные Временным регламентом являются обязательными для каждого сотрудника Агентства.
1.4. Временный регламент устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, контроля исполнения и отправки документов. Порядок работы с секретными документами и документами с пометкой "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.
1.5. Ответственность за организацию работы и своевременное прохождение в аппарате Агентства документов, в том числе поручений вышестоящих органов, руководства Агентства, организаций и граждан, а также соблюдение установленного порядка работы с секретными документами и документами ограниченного пользования, подготовку к выпуску предложений и проектов нормативных правовых актов Агентства возлагается в целом на Управление административной и кадровой работы (далее - "Управление").
1.6. Руководители структурных подразделений обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Работники структурных подразделений Агентства несут персональную ответственность за выполнение требований Временного регламента, сохранность находящихся у них служебных документов, а в случае утраты их немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в Управление.
Руководитель структурного подразделения назначает служебную проверку, результаты которой сообщаются в Управление.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства Агентства или Управления.
1.7. Руководители структурных подразделений Агентства обязаны:
1.7.1. Своевременно, в день поступления документов или на следующий день, обеспечить доведение их до исполнителей.
1.7.2. Организовать оперативное ознакомление работников с документами и нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, приказами и другими документами Агентства, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных специалистов.
2. Порядок приема, регистрации и направления корреспонденции
2.1. Вся поступающая в Агентство корреспонденция, кроме секретной, принимается Канцелярией и Экспедицией отдела делопроизводства и архива Управления.
Вся поступающая в Агентство секретная корреспонденция, принимается в соответствии с порядком работы с секретными документами в Агентстве, установленным специальной инструкцией.
Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству Агентства, руководителям структурных подразделений, подлежат передаче в Управление для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящим Временным регламентом.
2.2. Принятые конверты с корреспонденцией, адресованной Агентству или руководству Агентства, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии конверта будет обнаружено его повреждение, отсутствие документа (ов) или приложений к нему (ним), несоответствие номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов, то об этом составляется акт в двух экземплярах, из них один экземпляр направляется отправителю вместе с письмом, а второй хранится в Управлении.
Пакеты с надписью "лично" или адресованные другим организациям Экспедицией отдела делопроизводства и архива Управления (далее - "Экспедиция") не вскрываются и передаются по назначению.
Пакеты правительственной и дипломатической почты не вскрываются Экспедицией, а передаются в Канцелярию отдела делопроизводства и архива Управления (далее - "Канцелярия").
Неправильно направленные документы передаются или пересылаются по принадлежности.
2.3. Прием корреспонденции, доставляемой Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, удостоверяется штампом и распиской работника, принявшего документы, с указанием даты получения.
2.4. Документы, поступающие на имя руководителя Агентства и его заместителей через факсимильные аппараты, установленные в подразделениях центрального аппарата Агентства, передаются в Управление для регистрации.
2.5. Документы, подлежащие регистрации, после их предварительного рассмотрения регистрируются в Канцелярии для последующего доклада руководству Агентства или передаются исполнителям для рассмотрения по существу содержащихся в документах вопросов. При регистрации документов в Канцелярии на лицевой стороне первой страницы в нижнем правом углу ставится штамп с указанием входящего номера и даты регистрации. На каждый из указанных документов заполняется карточка единого образца, которая помещается в картотеку.
2.6. Документы могут быть зарегистрированы и после рассмотрения соответствующими должностными лицами. В этом случае одновременно с заполнением регистрационной карточки осуществляется перенос на карточку текста резолюции.
2.7. Не подлежат регистрации поступающие в Канцелярию документы, перечисленные в примерном перечне (приложение 1). Такие документы направляются непосредственно по назначению.
2.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются и хранятся в соответствии с требованиями специальной инструкции.
2.9. Каждый документ, подлежащий регистрации, регистрируется только один раз.
Все поступившие документы, как правило, регистрируются в день поступления или на следующий день.
2.10. Предварительное рассмотрение документов, поступивших на имя руководства Агентства, осуществляется руководством Управления.
При этом устанавливается должностное лицо или подразделение, которому следует передать на рассмотрение или исполнение поступивший документ, исходя из содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделения или должностного лица.
Руководству Агентства передаются на доклад документы в соответствии с перечнем (приложение 2).
В экстренных случаях руководство Управления может передать структурным подразделениям или исполнителям документы для их срочного рассмотрения и подготовки предложений для доклада руководству Агентства.
Управлением готовятся проекты резолюций руководителя Агентства, его заместителей, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание конкретным исполнителям, а в необходимых случаях и сроки исполнения.
2.11. Переписка между структурными подразделениями Агентства не подлежит регистрации в Управлении.
2.12. Руководство Управления направляет документы, не требующие доклада руководству Агентства, соответствующим структурным подразделениям.
2.13. Документы, рассмотренные руководителем Агентства и его заместителями, направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие структурные подразделения Агентства согласно резолюции, о чем в регистрационных карточках делаются соответствующие отметки.
Документы с резолюциями "В. срочно", "Срочно" докладываются должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно.
Если документ, в соответствии с резолюцией руководства Агентства, направляется нескольким структурным подразделениям, документ доводится Управлением до всех указанных в резолюции подразделений Агентства.
Если резолюция руководства Агентства требует контроля за исполнением документа, Канцелярия направляет копию учетной карточки в контрольный отдел Управления, а также подразделению, ответственному за исполнение данного поручения.
2.14. Документы, по которым руководством Агентства приняты решения, передаются на исполнение в подразделения Агентства только через Канцелярию. Канцелярия ежедневно (до 13.00 часов) оформляет в установленном порядке поручения руководства по каждому документу и направляет через Экспедицию в соответствующие подразделения. В случаях необходимости изменения резолюции, переадресовки поручения следует поставить в известность руководство Управления и оформить данное изменение через Канцелярию.
Информация о прохождении документов, их регистрации, отправке и т.д. предоставляется исполнителям Канцелярией ежедневно после 14.00 часов.