ar-net.ru - разработка сметы предстоящих расходов и предложений по финансированию работы службы (группы);
- организация учета затрат на создание страхового фонда документации подсистемы и ведомства;
- обеспечение сохранения государственной и коммерческой тайны, прав собственности на документацию и содержащую в ней информацию в процессе работы по созданию СФД;
- разработка и представление на утверждение руководителю подсистемы и ведомства отчетных и планирующих документов.
Руководителям службы (группы) СФД могут быть предоставлены права:
- заключать от имени организации хоздоговора с юридическими и физическими лицами на выполнение мероприятий по созданию СФД;
- проводить совещания для обсуждения конкретных вопросов создания СФД;
- привлекать специалистов предприятий и организаций, по согласованию с их руководителями, для временной работы в составе службы (группы);
- устанавливать регламент работы службы (группы);
- вносить предложения руководителю предприятия по изменению состава службы СФД и группы СФД;
- представлять подсистему (ведомство) в сторонних организациях и органах управления ТСФД города Москвы по вопросам создания СФД;
- подписывать документы по вопросам создания СФД, адресуемые организациям, входящим в состав ТСФД города Москвы, а также организациям, участвующим в формировании и использовании СФД;
- распоряжаться денежными средствами, предусмотренными для создания, сохранения и использования СФД.
2.9.2. На секретаря службы (группы) СФД возлагается:
- разработка проектов планов работы службы (группы);
- ведение переписки по вопросам создания СФД;
- разработка и оформление сопроводительных документов;
- отправка и прием возвращаемых из специальной лаборатории документов;
- учет выполняемых мероприятий;
- подготовка совещаний и заседаний службы (группы);
- контроль за выполнением утвержденных планов и принятых руководством подсистемы (ведомства), а также службы (группы) решений;
- выполнение указаний руководителя службы (группы);
- выполнение других задач, вытекающих из его функциональных обязанностей по занимаемой должности.
2.10. Службе (группе) СФД могут предоставляться следующие права:
- готовить проекты распорядительных документов по вопросам планирования, подготовки и поставки документов для создания страхового фонда;
- вести переписку по вопросам комплектования документации для создания страхового фонда, подготовке и отправки документов для обработки в специальную лабораторию;
- в пределах своей компетенции давать указания предприятиям и организациям по вопросам отбора документов для создания страхового фонда, экспертизы их ценности, подготовки документов к микрофильмированию;
- заслушивать на заседаниях службы (группы) руководителей предприятий и организаций о ходе подготовки и отправки документации в специальную лабораторию;
- представительствовать по поручению руководителя предприятия в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых вышестоящими организациями в системе ТСФД города Москвы.
2.11. Служба (группа) СФД несет ответственность:
- за своевременное и качественное выполнение возложенных на нее задач и функций;
- соблюдение требований о сохранении государственной и коммерческой тайны;
- обеспечение эффективного расходования выделяемых материальных и денежных средств.
Ответственность работников службы (группы) СФД устанавливается должностными инструкциями.
2.12. Служба (группа) СФД осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами управления подсистемы (ведомства), Головной организацией подсистемы ТСФД, Головной службой ТСФД города Москвы и предприятиями и организациями, входящими в состав подсистемы (ведомства) в области создания, сохранения и использования страхового фонда документации.
3. Организация работы службы и группы страхового фонда документации
3.1. Работа службы (группы) СФД по выполнению возложенных на нее задач и функций организуется в соответствии с Планом работы службы СФД и группы СФД, а также приказами руководителя подсистемы (ведомства) об организации (совершенствовании, ходе) работы по созданию СФД. Форма Плана приведена в приложении 2. Типовые нормы трудовых затрат на подготовку документации к страховому копированию приведены в приложении 3.
В подсистеме СФД системы ТСФД города Москвы помимо плана работы службы СФД на _______ год разрабатываются:
- План представления на микрофильмирование документации в подсистеме ______________________ (указывается вид подсистемы) на ______ год;
- План развития и функционирования подсистемы ______________________ (указывается вид подсистемы) на _______ год.
В ведомстве помимо Плана работы группы СФД на _________ год разрабатываются:
- План представления документации на микрофильмирование находящимися в ведении ведомства объектами на ________ год;
- План подготовки документации на микрофильмирование для создания СФД-ЧС аппарата ведомства на ____ - ____ год.
- План представления документации на микрофильмирование для создания СФД-ЧС аппарата ведомства на _____ - ____ год.
В приказе об организации работ по созданию СФД в подсистеме (ведомстве) целесообразно отразить следующие вопросы:
- основание для развертывания работ;
- решение о создании службы СФД (группы СФД), ее структура, персональный состав, основные задачи группы;
- порядок привлечения к работе сторонних юридических и физических лиц;
- порядок материально-технического обеспечения, финансирования и учета затрат на создание СФД;
- основные положения регламента работы службы СФД и группы СФД;