ar-net.ru Ответственные за делопроизводство в подразделениях Администрации МГО получают корреспонденцию до 16.30 под роспись в вышеуказанных отчетах;
- осуществление ежедневного контроля исполнения документов путем распечатки информации в виде таблицы, осуществления устных напоминаний исполнителям в соответствии с резолюцией посредством телефонной связи, электронной почты, джаббера, рассылки письменных напоминаний;
- осуществление продления срока исполнения осуществляется на основании письменного решения заместителя Главы Округа, согласно направлениям деятельности, информация об этом заносится в электронную карточку в СЭД с указанием основания для продления;
При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя Главы Миасского городского округа мотивированную просьбу о его продлении.
- снятие документа с контроля путем заполнения соответствующего поля карточки документа в СЭД, с указанием реквизитов соответствующего исходящего документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
В случае если, требуемая информация направляется в электронном виде или факсом исполнитель обязан сообщить об этом в Отдел с указанием адреса электронной почты или номера факта и даты отправки для последующего снятия документа с контроля.
Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен или факт исполнения которых документально не зафиксирован в секторе регистрации и контроля считаются не исполненными в срок.
- еженедельное направление отчета (в пятницу) о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации Миасского городского округа руководителю аппарата Администрации;
Начальник Отдела ежеквартально осуществляет анализ исполнительской дисциплины в Администрации МГО в части исполнения контрольных сроков по документам, поступившим в адрес Главы Миасского городского округа и зарегистрированных Отделом.
4) Критериями для принятия решений при осуществлении административной процедуры являются:
- Федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа.
5) Результатом осуществления Административной процедуры является организация системы контроля своевременного исполнения документов, поступивших на рассмотрение в Администрацию Миасского городского округа.
21. Регистрация исходящих писем Главы Миасского городского округа:
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты Отдела.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является поступление на регистрацию в Отдел исходящих писем Главы Администрации МГО.
3) Административная процедура исполняется в срок не более 2-х рабочих дней и включает в себя следующие административные действия:
- проверка правильности оформления представленных к регистрации и отправке исходящих писем.
Исходящие письма должны быть согласованы в установленном порядке, подписаны Главой Миасского городского округа, а в случае его отсутствия должностным лицом, исполняющим его обязанности. На регистрацию исходящие письма принимаются в трех экземплярах, при этом копия с визами подшивается в дело в Отделе, подлинник и копия с регистрационным номером возвращается исполнителю. Ответственность за оформление документа, его грамотное изложение лежит на его исполнителе.
- простановка факсимильной подписи на копиях письма, при этом текст копии должен быть оформлен в строгом соответствии с текстом подписанного оригинала;
- сканирование полного текста исходящего письма с приложениями (при наличии);
- регистрация исходящего письма в СЭД путем заполнения электронной регистрационной карточки, которая содержит дату и номер регистрации, фамилию исполнителя, фамилию подписавшего должностного лица, краткое содержание. В том случае, если исходящее письмо является ответом на обращение, последнее снимается с контроля, о чем делается отметка в СЭД.
- отправка исходящих писем Главы Миасского городского округа (далее по тексту - документов).
Документы отправляются через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также через средства электронной и факсимильной связи. Отправка документов в Администрации Миасского городского округа осуществляется децентрализовано. Документы, подготовленные руководителями структурными подразделений Администрации Миасского городского округа, муниципальными учреждениями МГО отправляются ответственными за делопроизводство в указанных подразделениях.
4) Критериями для принятия решений при осуществлении административной процедуры являются:
- Федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа.
5) Результатом осуществления Административной процедуры является регистрация исходящих писем Администрации МГО.
22. Формирование дел, учет и оперативное хранение дел Отдела:
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты Отдела.
2) Основанием для начала осуществления административной процедуры является наличие документов, прошедших процедуру регистрации требующих оперативного хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации МГО.
3) Административная процедура исполняется раз в месяц по мере накопления поступивших документов и предусматривает осуществление административных действий.
4) Критериями для принятия решений при осуществлении административной процедуры являются:
- Федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа.
5) Результатом осуществления Административной процедуры является формирование архива документов Отдела.
23. Основания для приостановления муниципальной функции отсутствуют.
24. Блок-схема исполнения муниципальной функции приведена в приложении 2 к настоящему административному регламенту.
IV. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции
25. Контроль исполнения муниципальной функции осуществляют в рамках своей компетенции:
- руководитель аппарата Администрации;
- начальник отдела организационной и контрольной работы.
26. Начальник отдела организационной и контрольной работы организует текущий контроль исполнения действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции.
Текущий контроль, а также меры воздействия за нарушения требований административного регламента определяются в соответствии с Порядком оценки соответствия качества фактически предоставляемых муниципальных услуг принятым стандартам, утвержденным постановлением Администрации Миасского городского округа от 01.02.2010 года N 131 и постановление Администрации МГО N 7332 от 15.11.2013 г. "О проведении мониторинга качества предоставления государственных и муниципальных услуг в Миасском городском округе".
27. Персональная ответственность специалистов Отдела за соблюдением требований настоящего административного регламента закрепляется в должностных Инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и законодательства Челябинской области.
28. Порядок и периодичность исполнения плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения Муниципальной функции:
1) Контроль за полнотой и качеством исполнения Муниципальной функции осуществляется в форме:
- рассмотрения жалоб на действия (бездействие) специалистов Отдела, ответственных за организацию работы по исполнению Муниципальной функции, предусмотренной настоящим административным регламентом;
- проведения проверок.
2) Внеплановые проверки организуются и проводятся Администрацией МГО в случае получения обращений заинтересованных лиц с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) специалистов Отдела.