ar-net.ru экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина гражданской службы;
копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга;
копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы;
заявления гражданского служащего о переводе на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
копии решений о поощрении и наложении дисциплинарного взыскания (в случае, если оно не снято и не отменено);
копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
заявление об освобождении от должности гражданской службы, прекращении служебного контракта и увольнении с гражданской службы;
письмо государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности и увольнении по переводу (в случае увольнения гражданского служащего по переводу в иной государственный орган);
копия акта государственного органа об освобождении от должности гражданской службы, прекращении служебного контракта и увольнении с гражданской службы;
копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
копия запроса о передаче личного дела в случае назначения на иную должность в другом государственном органе;
лист ознакомления с личным делом;
лист-заверитель дела.
К личному делу приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления.
12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела;
13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета;
14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.
В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.
Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.
Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке.
7.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях исполнительных органов для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов.
Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях исполнительных органов несут руководители служб, осуществляющих хранение документов.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительных органов.
Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения исполнительного органа.
7.5. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия исполнительного органа (далее - ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях исполнительных органов.
Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях исполнительных органов членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений исполнительных органов для установления научной, исторической и практической значимости документов.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:
отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;
отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях исполнительных органов;
выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").
В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе "Примечание") делается соответствующая отметка, например: "Уничтожено 02.04.2004" или "Передано на хранение в ________ по описи 04.02.2004" и т.п.
Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.