ar-net.ru - выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.
d) Оценка существующих систем управления документами представляет собой:
- идентификацию и анализ существующих систем управления документами и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.
e) Обеспечение соблюдения требований к документам включает в себя:
- определение и формулирование требований к документам;
- установление принципов политики, стандартов, процедур и практических действий;
- проектирование новых систем управления документами и внедрение их таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.
Стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена система управления документами), существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой применяют стратегию, согласно разделу 7.
f) Проектирование системы управления документами включает в себя:
- разработку стратегии, процессов и принципов практики, описываемых в настоящем стандарте;
- обеспечение того, чтобы система управления документами поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;
- оценку и, в случае необходимости, перепроектирование процессов деловой деятельности, а также используемых информационно-коммуникационных систем для включения в них процессов по управлению документами.
g) Внедрение системы управления документами
Внедрение системы управления документами следует проводить системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы этой системы в процессы деловой деятельности и другие связанные с ней системы.
h) Обследование после внедрения представляет собой:
- неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы управления документами. Это может быть проведено путем интервьюирования работников и основных исполнителей с помощью анкет, наблюдения за системой в действии, изучения процедурных инструкций, учебных материалов и другой документации, а также путем проведения выборочных проверок качества документов, использования контрольных мер;
- сопровождение системы управления документами путем проверки и оценки ее работы;
- поддержка работы системы управления документами путем инициирования и мониторинга корректирующих действий;
- контроль функционирования системы управления документами путем установления режима непрерывного мониторинга и регулярной оценки.
8.5 Прекращение применения систем управления документами
В случае прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности документы больше не следует включать в эту систему, однако находящиеся в ней документы должны быть доступны. Документы могут быть перемещены из системы управления документами в соответствии с действующими правилами хранения и отбора (передачи) или в соответствии со стратегиями конвертирования и миграции. Процесс прекращения применения системы управления документами должен быть документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности, пригодности для использования и целостности документов, по-прежнему находящихся в этой системе, включая планы конвертирования или преобразования данных (см. 7.2).
9 Процессы управления документами и контроль
9.1 Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами
Определение состава документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами, базируется на анализе нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему. Требования могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует.
Документы создают в самой организации и получают извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий. Документированная информация является динамичной, она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.
Документированную информацию следует включать в систему управления документами в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает организации к действию, служит для их отчетности, а также документально фиксирует действия, решения или процессы принятия решений.
9.2 Определение сроков хранения документов
Принятие решений о сроках хранения документов в системе управления документами основывается на оценке нормативной среды, потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке рисков. В начале процесса к принятию таких решений следует привлекать структурные подразделения, администрирующие конкретный вид деловой деятельности, ответственного сотрудника службы управления документами и другие лица, причастные к этому процессу, в соответствии с внешней и внутренней политикой управления документами или стандартами. Правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами, вместе с тем к решению этого вопроса следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов). При определении сроков хранения документов следует учитывать права и интересы всех заинтересованных лиц. Принимаемые решения не должны преднамеренно нарушать какие-либо права доступа.
Управление хранением документов должно осуществляться для:
a) соответствия текущим и будущим потребностям деловой деятельности посредством:
1) сохранения информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем,
2) сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств отчетности,
3) своевременного санкционированного и систематического уничтожения документов, которые больше не используются,
4) сохранения контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и достоверными даже в тех случаях, когда системы управления документами, в которых они хранились, прекратили свое существование или подверглись существенным изменениям;
b) соответствия правовым нормам путем документирования, разъяснения и применения требований нормативной среды в сфере управления документами в конкретном направлении деловой деятельности;
c) соответствия текущим и будущим потребностям внутренних и внешних заинтересованных лиц посредством:
1) идентификации законных интересов, которые заинтересованные лица могут иметь в отношении сохранности документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить деловые партнеры, клиенты и другие лица, на которых влияют решения и действия данной организации, а также те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях отчетности (аудиторы, органы власти и управления, органы следствия, архивные органы или исследователи),
2) установления и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других позитивных результатов от сохранения документов для служения интересам исследователей и общества в целом,
3) соблюдения требований соответствующего архивного органа в рамках действующего законодательства.
К документам длительного или постоянного срока хранения обычно относят документы, которые:
- содержат сведения о политике и действиях организации;
- содержат сведения о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами;
- документально фиксируют права и обязанности отдельных лиц и организаций;
- используют для создания "памяти" об организации в научных, культурных или исторических целях;
- содержат сведения о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц.
9.3 Включение документов в систему управления документами
Включением документов в систему управления документами достигаются следующие цели:
- установление взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;
- размещение (фиксация) документа, метаданных о нем и его взаимосвязей в системе управления документами;
- установление связей с другими документами.