ar-net.ru 4.9.12. Извещение - документ, в котором о чем-либо извещается или что-нибудь утверждается.
Текст извещения, являющегося ответом на запрос, начинается со слов: "Сообщаем" ("Извещаем"). Например:
Сообщаем, что запрошенные Вами копии документов будут высланы до 20 декабря 2004 г.
Текст извещения, информирующего о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) с предложением принять в нем участие, начинается с обращения (если оно адресовано конкретному лицу) или с просьбы о направлении представителя для участия в мероприятии (если оно адресовано организации). Например:
Просим заинтересованных лиц организации принять участие в заседании Комиссии.
4.9.13. Информационное письмо - разновидность извещения. Цель такого письма в своевременном информировании другого учреждения или заинтересованного лица о свершении факта. Например:
Сообщаем...
4.9.14. Срочное донесение-сообщение представляется в Правительство Российской Федерации за подписью руководителя Агентства в случае чрезвычайных происшествий или чрезвычайной обстановке на объектах Агентства.
4.9.15. Наименование должности руководителя, подписывающего письмо, печатается следующим образом:
Руководитель Агентства Подпись Расшифровка подписи
Заместитель
руководителя Агентства Подпись Расшифровка подписи
Фамилия лица, подписывающего письмо, печатается на уровне нижней строки должности, последняя буква фамилии на три знака отступает от правого поля.
В левом нижнем углу последней страницы письма на оборотной стороне или, если есть место слева внизу лицевой стороны последней страницы, указывается исполнитель.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют под текстом таким образом:
Приложение: на __ л. в __экз.
Письма печатаются на бланках по количеству адресатов. К ним прикладываются дополнительно два экземпляра письма на обычном листе: визовой - для Канцелярии и в дело подразделения-исполнителя.
Виза, проставляемая на письмах и телеграммах, включает в себя должность визирующего, его личную подпись, инициалы, фамилию и дату.
Если письмо ответное, то к экземпляру подразделения-исполнителя прилагается документ с поручением руководства, на который подготовлено данное письмо (основание).
4.10. Порядок составления и отправки телеграмм и телефонограмм
4.10.1. Переписка по телеграфу ведется только по срочным служебным вопросам. Телеграммы подписываются руководителем Агентства и его заместителями.
4.10.2. Проект телеграммы, представляемой на подпись руководству Агентства, должен составляться кратко, четко, излагать содержание, визироваться руководителем структурного подразделения-исполнителя и заместителем руководителя Агентства, который курирует это подразделение.
4.10.3. Составление телеграммы производится с соблюдением следующих правил:
перед адресом указывается, в случае необходимости, категория телеграммы ("Правительственная", "Срочная");
при необходимости, пишется полный условный или телеграфный адрес получателя;
текст телеграммы пишется без предлогов, союзов и местоимений прописными буквами на одной стороне листа бумаги. Знаки препинания сокращаются следующими буквами: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; ТИРЕ - тире);
цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется во избежание искажения при передаче печатать словами. Не рекомендуется начинать или заканчивать изложение содержания телеграммы цифрами, так как эти цифры могут быть поняты получателем как делопроизводственные индексы.
4.10.4. Телеграмма составляется по следующей форме: телеграфный адрес получателя(ей), текст (содержание телеграммы), символ знака равенства, расшифровка подписи; в нижней части телеграммы, под чертой слева пишется адрес и наименование Агентства, дата, внизу слева - фамилия и телефон исполнителя; под чертой справа пишется: "Начальник Управления административной и кадровой работы, инициалы, фамилия".
Телеграммы одного и того же содержания, адресованные более чем одному адресату, размножаются в необходимом количестве структурными подразделениями после подписи первого экземпляра. К такой телеграмме прилагается список рассылки, подписанный руководством структурного подразделения-исполнителя.
4.10.5. В проекте ответной телеграммы перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста.
4.10.6. Телеграмма, подписанная руководством Агентства, регистрируются в Канцелярии (в вечернее время - оперативным дежурным) и передаются# на ЦУС.
Если телеграмма подготовлена более чем одному адресату, то к ней прилагается рассылка.
4.10.7. Второй (визовой) экземпляр остается в деле Канцелярии, третий экземпляр направляется подразделению-исполнителю.
4.10.8. Телефонограммы, адресованные руководителю Агентства и его заместителям, принимаются секретарями приемных руководителя Агентства, его заместителей и незамедлительно докладываются, а затем регистрируются в Управлении и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства Агентства.
4.10.9. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время передачи телефонограммы.
4.11. Порядок подготовки, передачи и приема документа по факсимильной связи
4.11.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (тексты, схемы, графические изображения).
По факсимильной связи могут передаваться документы, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом, черным цветом с минимальной величиной букв 2 мм. Толщина линии изображения должна быть не менее 0,15-0,20 мм.
4.11.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются следующие документы:
с четким изображением (подлинник или подписанная копия);
на белой бумаге размером не более формата А4 (210-297 мм);
в разброшюрованном виде, имеющие поля по периметру не менее 15 мм ширины.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.11.3. Независимо от количества адресатов документ направляется для передачи по факсимильной связи в одном экземпляре.
4.11.4. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляется следующим образом:
простым грифельным карандашом руководитель подразделения Агентства, исполнившего документ, или его заместитель в правом верхнем углу документа делает отметку "ФАКС" с досылкой" или "ФАКС" без досылки" и ставит свою подпись. (Досылка документа почтой необходима в том случае, если он подлежит хранению более 1 года, или по юридическим причинам необходим оригинал. Факсимильная копия изготовлена на термобумаге и через год теряет изображение; при хранении на свету или при нагревании срок хранения уменьшается).
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа ставится отметка об исполнителе. Она состоит из фамилии исполнителя и номера его телефона.
4.11.5. После подписания документ регистрируется в Канцелярии, после чего направляется оператору факсимильной связи с заявкой установленного образца.
После передачи документа по факсимильной связи оператор делает отметку "Передано" (фамилия, дата и время).
Документ с отметкой "ФАКС с досылкой" после передачи по факсимильной связи передается в Канцелярию для отправки почтой.