ar-net.ru Присутствовали (указывается должности, инициалы и фамилии других лиц, если при составлении акта присутствие их необходимо).
В констатирующей части акта излагается цель и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
В конце текста с красной строки (с абзаца) указывается количество экземпляров акта, место его нахождения или адресаты, которым они направлены, например:
Составлен в трех экземплярах:
1-й экземпляр - направлен (наименование структурного подразделения).
2-й экземпляр - (наименование структурного подразделения).
3-й экземпляр - в дело (указывается номер дела).
Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.
Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствовавшие при составлении, при этом указывается не наименование должности, а распределение обязанностей при составлении акта.
4.8.5. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
4.9. Служебное письмо
4.9.1. Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой).
4.9.2. Письмо подготавливается по указанию руководства или по инициативе структурных подразделений, а также в ответ на поступившие документы и печатаются# на бланке письма.
4.9.3. Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения.
4.9.4. В правом верхнем углу бланка печатаются реквизиты адресата. Полный почтовый адрес с индексом печатается на всех письмах, за исключением писем, направляемых в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, МИДа России, Минэкономразвития России, Минфина России, ФСБ России, т.к. данные письма доставляются нарочным посыльным.
Адрес печатается через минимальный интервал, например:
Министерство
природных ресурсов
Российской Федерации
Большая Грузинская ул., 4/6
г. Москва, 123812
или
МПР России
Большая Грузинская ул., 4/6
г. Москва, 123812
В левом углу бланка письма печатается заголовок (если текст письма содержит более двух абзацев). При ответе на поручение Правительства Российской Федерации под заголовком под чертой дается ссылка на поручение Правительства Российской Федерации.
О согласовании
правил рыболовства
------------------
Поручение Правительства
Российской Федерации
от ______N__________
4.9.5. Письмо следует составлять, как правило, по одному вопросу, так как это значительно убыстряет его обработку.
Текст письма должен быть кратким, ясным и состоять из двух логически связанных частей. В первой части указываются факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, заключения и т.д.
Простое письмо содержит только вторую часть.
Текст письма следует разбить на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки (абзаца).
4.9.6. Обращение к адресату, как правило, ведется в первом и втором лице множественного числа: "Высылаем Вам...", "Просим направить нам..." ("Вы", "Вас" и т.д. пишется с прописной буквы, а "мы", "нас" и т.д. - со строчной).
Уважительное обращение к адресату печатается по центру страницы и заканчивается запятой, далее через полтора интервала с красной строки (с абзаца) с прописной буквы печатается текст письма.
4.9.7. Ответное письмо должно содержать ссылку на дату и номер документа, на который дается ответ. Этот реквизит впечатывается в указанное на бланке место.
4.9.8. Сопроводительное письмо составляется к документу, не имеющему адресующую часть.
В сопроводительном письме указывается наименование сопроводительного документа, а также пояснение относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.
4.9.9. Письмо-подтверждение направляется для сообщения, что посланные документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения получения документов или для подтверждения телефонного разговора.
4.9.10. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний и условий и адресуется учреждению или отдельному лицу. Например:
В порядке оказания технической помощи просим отпустить... Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...
Заместитель
руководителя Агентства Подпись Расшифровка подписи
Главный бухгалтер Подпись Расшифровка подписи
4.9.11. Письмо-напоминание по содержанию приближается к телеграмме. Обычно оно состоит из одного предложения. Например:
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны представить отчет не позднее 1 января 2005 года.
Директор института Подпись Расшифровка подписи