ar-net.ru Документ с отметкой "ФАКС без досылки" передается в Канцелярию для подшивки в дело или исполнителю.
Адресат, получив факсограмму с отметкой "ФАКС без досылки", работает с ней как с обычным входящим документом.
При получении факсограммы с отметкой "ФАКС с досылкой" адресат работает с ней как с обычным входящим документом, а по получении оригинала переносит на него входящий номер, резолюцию и другие отметки с факсограммы и прикладывает ее к оригиналу.
4.11.6. Учет документов, поступивших для передачи, а также принятых по факсимильной связи, ведется Канцелярией в установленном порядке с добавлением в регистрационной карточке отметки "ФАКС".
Учет передачи и приема непосредственно у факсимильного аппарата производится оператором в журналах установленной формы.
4.11.7. По каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования" ("Не для печати").
4.11.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
5. Контроль исполнения документов и поручений
5.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат зарегистрированные в Управлении документы. Документы, взятые на контроль руководством Агентства, отмечаются знаком контроля "К" или на них проставляется штамп контроля.
5.2. Контроль за исполнением документов и поручений по ним руководителя Агентства и его заместителей осуществляют руководители структурных подразделений центрального аппарата Агентства, которые несут личную ответственность за качественное и своевременное исполнение документов. Представление в Управление заполненной и подписанной руководителем подразделения сводки "Сигнал" является обязательным.
5.3. Учет поручений, контроль за сроками их исполнения осуществляется Управлением. Если поручение дано нескольким подразделениям, то работу по его исполнению обеспечивает подразделение, указанное в поручении первым, которое и представляет руководству Агентства материалы, согласованные с заинтересованными подразделениями.
5.4. Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок.
5.5. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.
5.6. Поручения Правительства Российской Федерации без указания конкретного срока исполняются в срок не более месяца. Являясь соисполнителем, Агентство готовит предложения в адрес ведомства, ответственного за выполнение поручения, в двухнедельный срок.
5.7. Вносимые в необходимых случаях в Правительство Российской Федерации предложения о продлении срока исполнения поручений должны быть представлены не позднее чем за 5 дней до его истечения.
5.8. Срок исполнения телеграмм и телефонограмм, требующих срочного решения, - 3 дня, а остальных - 10 дней.
5.9. Срок исполнения поручений Правительства Российской Федерации о подготовке заключений по проектам законов, направляемых Государственной Думой, - 7 дней.
5.10. На депутатский запрос ответ дается не позднее чем по истечении 30 дней со дня его получения.
5.11. На обращение депутатов Государственной Думы ответ дается безотлагательно. При необходимости получения дополнительных материалов или изучении вопросов, необходимо сообщить об этом депутатам в 3-дневный срок. Окончательный ответ представляется не позднее 30 дней со дня получения обращения.
5.12. На обращения, запросы Министерства иностранных дел Российской Федерации и дипломатических представительств России ответы направляются не позднее чем по истечении 15 дней с даты регистрации, на документы, требующие межведомственного согласия, - не позднее чем по истечении 30 дней, с грифом "срочно" - в течение 5 рабочих дней, с грифом "вне очереди" - в 3-дневный срок с момента получения.
5.13. Срок исполнения поручений исчисляется в календарных днях с даты вступления их в силу, с даты подписания (утверждения) документов, прямых поручений - с даты подписания поручения, а для документов, поступивших из других организаций всех форм собственности, - с даты их поступления.
5.14. В тех случаях, когда срок исполнения документа не определен, он может быть установлен руководителем Агентства или его заместителями.
5.15. При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, в течение 3 дней до истечения этого срока мотивированную просьбу о его продлении.
Срок исполнения может быть изменен только должностным лицом, установившим этот срок. Об изменении срока исполнения необходимо в тот же день поставить в известность Управление.
5.16. При необходимости, переадресовка документов другим подразделениям осуществляется должностным лицом, давшим поручение, но не позднее чем по истечении двух дней с момента получения документа и по ходатайству руководителя. Передача поручений из одного подразделения в другое без оформления переадресовки в Управлении запрещена.
5.17. Постановка документов на контроль производится согласно перечню документов, подлежащих обязательному контролю, с указанием типовых сроков исполнения (приложение 2). По указанию руководства Агентства на контроль могут быть взяты документы, не включенные в перечень.
5.18. Контроль исполнения документов ведется на контрольных карточках и посредством системы "Сигнал" через сводки поручений.
5.19. Руководители подразделений лично анализируют состояние исполнения поручений, указанных в сводке поручений "Сигнал", и еженедельно (по пятницам) возвращают сводку поручений с информацией о состоянии исполнения документов в Управление.
5.20. Контрольный документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился, при наличии необходимых виз и приложений к нему.
5.21. Контрольный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда приняты решения по поставленным в нем вопросам, полностью исполнена резолюция должностного лица, давшего поручение, включая резолюцию "доложить", дан ответ по существу документа и, если требуется, направлен доклад об исполнении в вышестоящие органы, а также если по нему не даны новые поручения. Проверка хода исполнения документов осуществляется до полного их выполнения и снятия с контроля.
5.22. В случае неисполнения документов в установленный срок Управление докладывает об этом руководству Агентства с указанием причин, конкретных исполнителей и вносит предложения по устранению недостатков.
5.23. Управление готовит информацию о ходе исполнения находящихся на контроле поручений и представляет ее руководителю Агентства в установленные им сроки. Результаты исполнения контролируемых документов обобщаются один раз в месяц и докладной запиской с предложениями по укреплению исполнительской дисциплины представляются руководителю Агентства.
5.24. Обращения граждан, которые не могут быть решены по существу подразделениями центрального аппарата Агентства, должны быть направлены не позднее 5-ти дневного срока в соответствующие организации, в том числе и на места, о чем извещается заявитель. Срок исполнения ответа по обращениям граждан - 30 дней со дня поступления.
Приложение 1
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня.
3. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
4. Сводки и информация, присланные для сведения.
5. Учебные планы, программы, их копии.
6. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.
7. Прейскуранты цен, их копии.
8. Нормы расхода материалов.
9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
10. Бухгалтерские документы.
11. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
12. Научные отчеты по темам.
13. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
14. Формы статистической отчетности.
Примечание: документы, перечисленные в пп. 3, 5, 10, 11, 12, 13, 14 подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях.