ar-net.ruSystem of standards on information, librarianship and publishing. Records management. General requirements
Дата введения - 1 июля 2007 г.
Введен впервые
Предисловие
Цепи и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании", а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения"
1 Область применения
Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.
Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.
Настоящий стандарт:
- распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы (далее - организации);
- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
- содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО14001;
- содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.
Настоящий стандарт предназначен для:
- руководителей (менеджеров) организаций;
- специалистов в области управления документами, информацией и технологиями;
- сотрудников (персонала) организаций;
- физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ИСО 5127-11:87 Информация и документация. Словарь
ИСО 5963-85 Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей
ИСО 9001-2000 Системы менеджмента качества. Требования
ИСО 14001-96 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.
3.2 система управления документами (records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.
3.3 документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
3.4 доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.
3.5 индексирование (indexing): Процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.
3.6 классификация (classification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.
3.7 конвертирование (conversion): Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (см. 3.11).
3.8 контроль (tracking): Создание, включение в систему управления документами и сохранение информации о движении и использовании документов.
3.9 контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.
3.10 метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.
3.11 миграция (migration): Перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертирование (см. 3.7).
3.12 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.
3.13 отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение.
3.14 перемещение (transfer) (в отношении места хранения): Изменение места хранения документа.
3.15 передача (transfer) (в отношении способа хранения): Изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы.
3.16 отчетность (accountability): Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.
3.17 регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.
3.18 уничтожение (destruction): Ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.
3.19 управление документами (records management): Совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
4 Преимущества управления документами
Управление документами распространяется на практическую деятельность лиц, осуществляющих управление документами, а также лиц, создающих или использующих документы в ходе своей деловой деятельности. Управление документами в организации включает в себя:
a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;